Dicas para uso de certificação digital na entrega da EFD-ICMS/IPI

Através do Sped (Sistema Público de Escrituração Digital) muitos projetos como a EFD-ICMS/IPI, ECD, ECF, EFD-Contribuições, eSocial e EFD-Reinf puderam ser postos em prática e mudaram o dia a dia das empresas.

Mesmo após tantos anos convivendo com a EFD-ICMS/IPI ainda surgem dúvidas, até porque ela não é uma declaração estática, ela sofre alterações e atualizações constantes. Por isso existe no Portal do SPED diversos canais que o contribuinte pode usar para se comunicar com a Sefaz do seu estado ou com o grupo geral que cuida desta obrigação acessória.

O contribuinte que precisa se comunicar com a equipe que cuida da EFD-ICMS/IPI pode fazê-lo pelo endereço faleconosco-sped-icms-ipi@rfb.gov.br .

O contribuinte que quiser ver como entrar em contato com a Sefaz do seu estado sobre assuntos pertinentes ao ICMS, pode encontrar o endereço dentro do portal do Sped em EFD-ICMS/IPI – Downloads – Contatos na SEFAZ.

O contribuinte deve sempre entregar a sua declaração por CNPJ e IE, e deve fazer uso de certificação digital para efetuar a entrega. Foi estabelecido também que a pessoa jurídica que possui estabelecimentos filiais poderá usar o e-CNPJ da matriz para entregar as declarações das filiais. O mesmo vale para o e-CPF do representante legal da matriz.

A escrituração deve ser assinada com certificado digital A1 ou A3, onde o e-CNPJ tenha a mesma base (8 dígitos) do estabelecimento caso seja usado e-CNPJ. Já se estivermos falando de um caso de sucessão, então a EFD-ICMS/IPI poderá ser assinada com o certificado digital da sucessora. Lembrando que isso só é possível se o CNPJ da sucedida estiver extinto no cadastro CNPJ da RFB pelos motivos de: incorporação, fusão ou cisão total. O período de apuração deve ser anterior a data da sucessão.

A pessoa jurídica ou pessoa física com procuração eletrônica cadastrada no site da RFB também poderá fazer a assinatura. Essa funcionalidade também vale para o inventariante com procuração eletrônica.

O cadastramento de uma procuração eletrônica pode ser feito via e-CAC (com certificado digital), através do menu Senhas e procurações> Cadastro, Consulta e Cancelamento> Procuração para e-CAC. Dentro desse menu há a opção “Cadastrar procuração”, você deve indicar os dados do procurador e dados de vigência da procuração. Após isso, selecione a opção “Assinatura de Escrituração Fiscal Digital – EFD ICMS IPI”. Com isso você só precisa selecionar a opção “Cadastrar Procuração” ao final da página e pronto.

A empresa outorgante que não tem acesso ao e-CAC, pode fazer um formulário para atendimento presencial. O outorgante precisa acessar a página da Receita Federal em Serviços > Lista Completa (todos os serviços). A opção “Senhas e procurações” permitirá a você selecionar a opção Procuração e-CAC Presencial >Acesso direto ou com senha específica. O outorgante deve preencher o cadastro da procuração e selecionar a opção “Assinatura de Escrituração Fiscal Digital – EFD ICMS/IPI”. A opção “Cadastrar Procuração” precisa ser selecionada. Após essa etapa resta imprimir o formulário de cadastro e apresentá-lo na Receita Federal. Para validação desta procuração devem ser apresentados também os documentos de identificação do outorgante e outorgado.

A empresa que precisar fazer uma procuração em nome da filial para terceiros por meio do e-CAC pode fazê-lo indo na opção “alterar perfil de acesso” dentro do e-CAC. A opção “CNPJ matriz atuando como CNPJ filial” deve ser selecionada e clicar em alterar. O formulário que aparecerá deverá ser preenchido, e então selecione “Assinatura de Escrituração Fiscal Digital – EFD ICMS/IPI”. A opção fica dentro do quadro “Destinados tanto a Pessoa Física como a Pessoa Jurídica”. A última parte é clicar em “Cadastrar Procuração”.

O contribuinte que não possui, mas quer ter o seu próprio certificado digital deve procurar uma autoridade certificadora.

As empresas devem sempre instalar o seu certificado na máquina local, pois, o PVA (Programa de Validação e Assinatura) não procura certificados instalados fora da máquina local.