Tipos de Sped e o impacto que eles causam em uma empresa

Você se lembra como eram os seus negócios antes da nota fiscal eletrônica? Essa foi só uma das novidades contábeis implementadas nos últimos anos. Neste artigo, vamos falar mais sobre essa ferramenta e outros tipos de SPED, o Sistema Público de Escrituração Digital.

O SPED foi adicionando novos módulos e funcionalidades desde a sua inserção no mercado, há mais de dez anos. Pensando nisso, preparamos este conteúdo para que você saiba mais sobre as suas ramificações atuais. Confira!

O que é o SPED Fiscal?

O Sistema Público de Escrituração Digital, foi instituído em 2007, por meio do Decreto 6.022/2007. Ele é um instrumento destinado a unificar as operações de recepção, validação e autenticação de livros e documentos, que compõe a escrituração contábil e fiscal dos empreendedores e das pessoas jurídicas, incluindo as imunes ou isentas.

Isso ocorre por meio de um fluxo único e informatizado, representando uma evolução considerável na troca de informação entre as empresas e a Receita Federal. Com a ferramenta, os livros e documentos contábeis são emitidos de forma totalmente eletrônica.

Para simplificar, o SPED é uma solução digital que oficializa os documentos digitais relacionados às escriturações fiscais dos sistemas empresariais, padronizando essas operações em um formato específico.

Quais são os tipos de SPED?

Segundo o site da Receita Federal, o SPED conta, atualmente, com treze módulos. Vamos conhecer os mais importantes.

SPED Contábil

É o sistema no qual a escrituração contábil relacionada à empresa é devidamente lançada. O prazo para essa operação vai até o último dia útil do mês de maio, seguinte ao ano em que os documentos se referem. O recibo gerado nessa movimentação se torna válido como um comprovante do processo.

O SPED Contábil se aplica às empresas que preferem trabalhar com a tributação pelo lucro real e as organizações tributadas com base no lucro presumido. Basicamente, todas aquelas que não optam pelo Simples Nacional.

Na transmissão do SPED contábil, os antigos Livros Diário, Razão e/ou Balancete Diários, além dos seus auxiliares, foram simplificados e substituídos pela entrega de um único arquivo digital, a Escrituração Contábil Digital (ECD).

É importante ressaltar que o site da Receita Federal disponibiliza um Manual de Orientação da Escrituração Contábil Digital.

SPED Fiscal

É o ambiente digital para o repasse das obrigações acessórias. O SPED Fiscal tem como principal função a escrituração fiscal informatizada, transmitindo todos os dados sobre as movimentações contábeis da empresa para o Fisco.

Ele se aplica às empresas contribuintes do IPI e ICMS, menos aquelas alíquotas dispensadas, que variam de acordo com cada estado do país. A diferença é que, em vez de enviar os livros de entradas e saídas para a apuração desses impostos, é repassado a Escrituração Fiscal Digital (EFD).

Assim, são autenticadas e transmitidas todas as informações que constituem a escrituração fiscal da companhia.

NF-e (Nota fiscal eletrônica)

Essa versão é um exemplo importante da crescente virtualização dos processos pela Receita Federal, com o intuito de agilizar as entregas e facilitar a troca de informações. A NF-e é, basicamente, o modelo eletrônico da antiga nota fiscal.

A adesão às NF-es é um avanço importante, pois ajuda o gestor contábil a evitar multas e sanções diversas. Nem todas as companhias têm a obrigatoriedade de operar com esse arquivo digital, mas a adoção desse sistema tem sido recomendada por diversos especialistas da área fiscal.

Na nota fiscal eletrônica, deve ser registrada todas as movimentações mercantis do negócio. Elas vão servir como comprovação contábil das operações de compra, venda e transações comerciais diversas, além da confirmação de remessas simples.

Cada SEFAZ estadual disponibiliza um software gratuito para emitir as notas fiscais eletrônicas, mas ele não é tão completo como soluções digitais mais sofisticadas, fornecidas por empresas especializadas em contabilidade.

A versão gratuita não armazena, por exemplo, os dados próprios de produto, informações específicas de estoque e perfis dos clientes.

NFS-e (Nota fiscal de serviços eletrônica)

Já a NFS-e constitui o documento que formaliza efetivamente a prestação de serviços. Ainda, simplifica a troca de informações entre o empreender e a prefeitura do município. A Nota Fiscal de Serviço precisa ser emitida por todas as companhias que prestam serviços para pessoas jurídicas e físicas.

Além disso, ela aumenta o controle sobre a arrecadação do Imposto Sobre Serviço (ISS). Para emiti-la, é necessário obter um Certificado Digital para o CNPJ — exceto para os MEIs.

É importante notar que, enquanto a nota fiscal eletrônica registra as vendas dos produtos, as NFe-s comprovam a prestação de serviços.

eSocial

Esse módulo constitui uma ferramenta dedicada a unificar a prestação das informações essenciais referentes à escrituração das obrigações previdenciárias, trabalhistas e fiscais.

Ao reunir as informações contábeis em uma única instância, o eSocial simplifica o trabalho dos contadores e torna os processos empresariais mais transparentes.

EFD-Contribuições

Por fim, o EFD-Contribuições é o módulo do SPED cuja função é substituir o Demonstrativo de Apuração de Contribuições Sociais (DACON) na escrituração fiscal da contribuição atrelada ao PIS/PASEP, Cofins e, ainda, o recolhimento previdenciário. Ele se aplica a pessoas jurídicas de direito privado na escrituração.

Como a tecnologia pode ajudar?

Com os parceiros certos, é possível contar com softwares de alto nível, desenvolvidos por especialistas no setor contábil. Existem programas que possibilitam ao gestor baixar os arquivos XML da companhia de forma automática.

Contudo, é importante priorizar soluções nas quais a manifestação do destinatário não seja realizada automaticamente, o que vai evitar transtornos para os contadores. O NF-e SIEG, por exemplo, captura automaticamente todas as NFC-es e arquivos SAT.

Além disso, podemos encontrar no mercado tecnologias que armazenam NF-es, CT-es, NFC-es e CF-es de forma otimizada e ferramentas que possibilitam a emissão das notas fiscais em poucos cliques.

Percebeu como os vários tipos de SPED foram desenvolvidos para incrementar a produtividade geral dos contadores? Ao adicionar um software de alto nível para o registro das suas movimentações, a tendência é que a sua rotina contábil se torne ainda mais ágil.