eSocial: o que fazer nos cinco meses que antecedem o início do projeto?

Reformas previdenciária e trabalhista, crise político-econômica e vários outros desafios que o Brasil vêm enfrentando não vão atrasar o início do eSocial, previsto para janeiro de 2018. Pelo menos, é o que sustenta o governo federal. Até agora, o início dos testes está confirmado para julho deste ano. Ainda assim, muitas companhias não estão dando a devida importância ao assunto ou não se atentaram para quão impactante é o projeto.

Esse é um caminho perigoso já que tudo indica que 2018 será turbulento. No início do próximo ano, por exemplo, teremos que manter a entrega das obrigações anuais, como a Relação Anual de Informações Sociais (RAIS) e a Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (DIRF), e paralelamente dar início ao eSocial. Sem contar as possíveis mudanças na legislação trabalhista que irão impactar diretamente os processos de RH. eSocial mais simples: Obrigações trabalhistas e fiscais em declaração unificada. Saiba mais com a ContaAzul Patrocinado

Mas por onde começar? Escuto muito essa pergunta nas palestras que ministro e percebo que boa parte das companhias estão perdidas. Por isso, separei algumas orientações para ajudar as empresas que ainda não sabem como se adequar ao eSocial. Vamos lá?

O primeiro ponto para ter sucesso é definir um “dono”. Projeto sem sponsor ou patrocinador já nasce morto. Ou seja, é fundamental ter uma pessoa ou um departamento responsável por atribuir recursos, fazer a ligação entre as áreas envolvidas e ser o principal ponto de apoio com a alta gestão. Vale ressaltar que o dono do eSocial precisa mostrar a relevância do projeto para a presidência da companhia, deve conhecer bem os demais departamentos, ter potencial de argumentação e de encontrar recursos financeiros. É por isso que muitas companhias vêm apostando no RH.

Feito isso, é importante entender o cenário vivenciado pela sua empresa. Mas como fazer esse mapeamento? Na LG lugar de gente, eu sempre oriento nossos clientes a começar respondendo as seguintes perguntas:

- As informações exigidas pelo projeto estão automatizadas e os sistemas que gerenciam esses dados estão atualizados com a última versão do leiaute?
- Os processos de trabalho estão ajustados às exigências do eSocial?
- A empresa possui mais de um fornecedor envolvido nos processos ligados ao eSocial? Se sim, as integrações necessárias entre esses fornecedores já foram mapeadas?
- Como sua empresa fará a transmissão das informações para o ambiente do governo? Seu fornecedor de software disponibilizará a mensageria? Ou será necessário procurar um novo fornecedor?
- Será necessário contratar mais colaboradores para apoiar na adequação?
- Os funcionários estão capacitados? Há necessidade de investir em treinamentos?
- Sua empresa já possui certificado digital? Ele está atualizado?
- As respostas dessas questões vão dar um panorama dos gaps que precisam ser ajustados, antes do início do eSocial. Outro ponto fundamental é realizar a qualificação cadastral de todos os seus funcionários. Caso haja inconsistência nos dados dos seus colaboradores, as obrigações prestadas não poderão ser enviadas ao governo. Desde 2016, é possível fazer a consulta em lote de cadastros dos funcionários, por meio do envio de um arquivo padronizado, conforme leiaute estabelecido no sistema. Vale lembrar que para realizar a busca é necessário ter o Certificado Digital.

A infraestrutura também é parte fundamental do sucesso do projeto. Como está essa demanda na sua empresa hoje? Ela permite gerar as obrigações atuais com agilidade e segurança? Se a resposta foi não, é preciso acender o sinal de alerta! Com o eSocial, os problemas de entrega serão potencializados, já que as empresas terão que fazer envios quase que diariamente. Por isso, é fundamental que a companhia avalie sua infraestrutura, bem como o tempo que leva para processar as obrigações atuais, e já ajuste suas rotinas. O ideal é aproveitar a liberação do ambiente de produção do eSocial para fazer esses testes de carga e performance. Assim, é possível identificar o tempo de processamento do servidor e eventuais necessidades de ajuste na infraestrutura, de forma que a empresa não tenha surpresas quando o projeto entrar em produção.

Reforço que é essencial revisar os processos da empresa como um todo. O eSocial não é apenas uma mudança de sistemas, mas sim uma transformação na cultura empresarial. Ou seja, além de mudar a plataforma tecnológica na qual as informações trabalhistas e previdenciárias serão prestadas ao governo, ele também irá exigir dados adicionais e prazos mais apertados para a entrega dessas obrigações.

Por fim, é fundamental escolher parceiros confiáveis, que atendam todos os subsistemas da área de RH. Por exemplo, a fornecedora de software de folha de pagamento é a mesma de Medicina e Segurança do Trabalho? É certo que a solução de folha irá gerar a maior parte das informações, mas ela dependerá de uma série de dados que estão em outros sistemas. Por isso, é interessante concentrar essas atividades em um mesmo fornecedor. Assim, as companhias reduzem riscos e evitam retrabalho com integrações.