Como os erros contábeis com TI podem comprometer a sua empresa

Recentemente foi publicado em diversas mídias do Brasil um escândalo envolvendo uma grande empresa brasileira, que causou espanto não só pelas cifras envolvidas pelo não pagamentos de impostos, mas também pelo fato de que envolveu desvio de recursos de impostos para o sócio do escritório de contabilidade que fornecia estes serviços ao grupo.

Como bem sabemos, o papel do contador de uma empresa é algo de vital importância, visto que este profissional é o responsável por praticamente todas as informações financeiras que são processadas e divulgadas na empresa. Informações fiscais, contábeis, sociais e tantas outras que fazem com que o escritório contábil praticamente seja um braço interno da empresa, quando do serviço terceirizado. Assim sendo, cabe a cada empresário ou grupo econômico mitigar ao máximo seus riscos, recorrendo a algumas boas práticas que lhe traga mais controle e segurança sobre a administração contábil de seu negócio. Este tema hoje é amplamente tratado por grandes companhias que aplicam recursos e práticas de Governança Estratégica de Tecnologia da Informação e que, em geral, também afetam empresas de todos os portes e precisam ser melhor observadas por quem não as pratica.

Algumas destas orientações dizem respeito ao tratamento dos sistemas de informações que estas empresas operam, sendo que enumeramos pelo menos dez deles, e que o empresário precisa se aprofundar no escritório e ao seu fornecedor de sistemas. São eles:

1. Exigir que o sistema de software de gestão contábil possua recursos de auditoria e cruzamentos de informações que previnam erros contábeis, ou fiscais, falhas de apurações ou mesmo abertura para possiblidade de fraude de informações. Quanto mais recurso de controle tiver o software, melhor será o resultado final.

2. Possuir um canal, de preferência via internet, onde exista a guarda segura de todos os documentos fiscais, guias, impostos, contratos entre outros documentos que permitam a rastreabilidade destas informações.

3. Também possuir mecanismos de avisos eletrônicos e sistemas de workflow ou fluxo de trabalho que possibilite a total integração entre o escritório contábil com a empresa de forma on-line.

4. Controle de agenda tributária que indique ao empresário sobre as entregas de suas obrigações ao fisco no prazo correto, assim como garantida total confiança e assertividade quanto às informações reportadas ao fisco.

5. Segurança no acesso à informação. Como boa parte das informações está em poder da empresa contábil, é muito importante ao empresário ter a ciência e o conhecimento de que o acesso às suas informações é feito de forma controlada e segura. Saber quem acessa, como, quando e para qual a finalidade é fator essencial para a confiança na qualidade das informações.

6. Sistemas efetivos de backup de informações, garantindo não só a integridade às informações como também a defesa a constantes ataques digitais que ocorrem em todo o mundo.

7. Garantia de uma boa infraestrutura de hardware, software e banco de dados que tragam segurança para a empresa.

8. Busca por uma integração cada vez mais dinâmica, segura com os aplicativos empresariais (ERP) de forma com que o escritório promova a integração o mais “on-line” possível e que evite a redundância de informações e, consequentemente, sujeito a erros na escrituração e processamento.

9. Buscar por aplicativos contábeis e tributários que efetuem integrações on-line com sites governamentais, como SEFAZ, Ministério do Trabalho, sites de expedições de CNDs, eCAC, entre outros, como forma de garantir que o fisco retroalimente o empresário sobre informações oficiais – evitando, assim, multas por quaisquer que sejam os motivos.

10. Publicação de relatórios de fechamento contábil para os responsáveis pela empresa, como forma de que o escritório efetivamente possa ser uma extensão da empresa. Desta forma, as informações são disponibilidades em tempo real, não se limitando a longos períodos, onde muitas vezes a empresa já pode estar em problemas junto aos órgãos.

Por fim, sabemos que a integridade e a confiança do fornecedor é o fator mais importante; mas certamente buscando o uso da tecnologia das informações e de total transparências, problemas como este citado no início do artigo poderiam ter sido evitados desde o início.