Vale a pena implantar Home Office no escritório de contabilidade?

A acessibilidade que a internet e os computadores trouxeram e a instabilidade econômica que o país enfrenta neste momento faz com que muitos brasileiros questionem se vale a pena implantar o Home Office no escritório. Até mesmo para quem atua com Contabilidade.

Verdade seja dita, adotar o escritório doméstico ou funcionários que trabalhem nesta modalidade é algo extremamente viável economicamente, mas, assim como tudo na vida, existem vantagens e desvantagens que precisam ser colocadas na balança. Além disso, não é preciso comentar que o sucesso da implantação varia de pessoa para pessoa.

Afinal, disciplina, autocontrole, comprometimento e compreensão dos familiares são fundamentais.

Vantagens do Home Office

Acessibilidade: a pessoa não precisa de muita infraestrutura para trabalhar em casa. Um bom computador e um bom sinal de internet resolvem muitos dos problemas. O funcionário também deverá, em teoria, estar mais acessível devido à facilidade de encontrá-lo.

Mais tempo de trabalho: sem deslocamento, sem horas de trânsito, menos reuniões e menos interrupções fazem com que dia o permita mais horas de trabalho intenso. Mais horas que sobram permitem trabalhar mais e ganhar mais dinheiro e conquistar qualidade de vida.

Redução de gastos: gastar menos às vezes é tão ou mais importante do que ganhar mais. Trabalhar em modo Home Office faz com que tanto o funcionário como o escritório evitem gastos com locação do escritório, água, luz, telefone, internet, gasolina, estacionamento, remédios para estresse etc.

Desvantagens do Home Office

Distrações: pesquisas demonstram que a dificuldade de concentração, os ruídos domésticos e a atenção da família contribuem para a improdutividade. Desta forma, é necessário minimizar os problemas tomando algumas atitudes como conversar com os familiares, estabelecer horários específicos e ser muito organizado. Independência, disciplina e organização são essenciais e nem todo mundo consegue dispor delas dentro de casa.

Atendimento a clientes: em atividades como a Contabilidade, às vezes precisamos atender clientes pessoalmente e a sua própria casa pode ser um fator que jogue contra, gerando desconfiança da seriedade do profissional. É um preconceito, é verdade, mas o mundo está cheio deles. Caso você não tenha um escritório, uma saída é alugar salas de reunião ou um coworking para eventuais reuniões profissionais.

É fácil de se perder: seja trabalhando demais ou trabalhando de menos, quem não se controla vai viver uma verdadeira montanha-russa no Home Office. Organização, prazos de entrega e metas blindam tanto escritório quanto funcionário de atritos. Além disso, cercar-se de uma boa equipe fará a diferença. Você precisa de pessoas comprometidas para dividir as tarefas com confiança.

Exigências Legais

Antes de tudo, se o escritório contábil for todo digital, é necessário verificar junto à prefeitura se a atividade comercial permite o uso de endereço residencial. Agora, se você tem um escritório físico e pretende apenas oferecer a modalidade de Home Office para os empregados, precisa ficar ligado sobre as leis trabalhistas.

Por mais que não haja uma legislação específica para o Home Office, esta modalidade está regulamentada e prevê os direitos da CLT atuais. Veja alguns pontos importantes:

Direitos trabalhistas: empregado que trabalha em casa tem direito a salário, férias mais adicional de 1/3, anotação na carteira de trabalho, recolhimento do FGTS e 13º salário. Portanto, o único benefício que sofre alteração é o vale-transporte, uma vez que não há a necessidade.

Vale ressaltar ainda que o trabalhador precisa ser uma Pessoa Física, precisa sempre realizar o trabalho sem delegar a terceiros, ser subordinado para responder a empresa ou um superior, receber remuneração e trabalhar diariamente com continuidade.

Ferramentas e equipamentos: essa nem todo mundo sabe, mas a empresa pode ser responsável por disponibilizar condições adequadas de trabalho na residência do empregado. Ou seja, o trabalhador pode requisitar um celular, computador, mensalidade de internet e até a montagem de escritório. A jurisprudência entende que as despesas em decorrência da realização do trabalho são arcadas pela empresa.

Logo, muita atenção neste ponto. O fato do trabalhador prestar serviços em domicílio por si só não gera o dever da empresa de custear os gastos como água, luz, telefone e internet, uma vez que eles não de uso exclusivos da atividade. Mas, demonstrando a existência de custo em razão exclusiva do trabalho, o reembolso pode ser requisitado e há casos reais que ganharam a causa.

É por este motivo que muitos empregadores optam por Home Office somente em cargos de extrema confiança, pois este é um risco recorrente na modalidade.

Controle da jornada: a Justiça já entende que a empresa e os empregados estão conectados, mesmo à distância, e por isso é possível realizar um controle efetivo de trabalho gastos e acidentes ocupacionais.

Sendo assim, utilizar softwares de monitoramento e garantir horários de descanso e refeição são vitais. Mesmo quem trabalha em casa pode contar com a Previdência em caso de acidente de trabalho, se for comprovado que ele aconteceu durante o desempenho das atividades.

Reembolso e horas-extras: novamente, a Justiça já considera a possibilidade de indenização empresarial com gastos pessoais e residenciais dependendo das funções empregatícias. Contudo, é necessário comprovar essas despesas adicionais para a realização do trabalho. Já em relação às horas-extras, não há diferenciação do trabalho presencial e do Home Office. Estabelecer horários e monitorar o controle sempre vão fazer parte da rotina da empresa que possui empregados trabalhando no escritório ou em casa.

Conclusão

Definir se você vai adotar o trabalho de funcionários em ambiente doméstico ou mesmo acabar com o escritório físico da sua empresa precisa levar em consideração pelo menos tudo que demonstramos acima.

Em geral, especialistas recomendam realizar testes graduais para validar se a sua cultura e organização empresarial permitem conquistar eficiência e reduzir riscos trabalhistas. Fato é que a adoção de Home Office tem crescido e existe uma grande necessidade da legislação brasileira avançar.

A modalidade do Home Office é um caminho a ser estudado, porém exige consciência, disciplina e comprometimento para dar certo.