Empresas precisam alinhar seus processos à EFD-Reinf

Ainda em construção pelo governo federal, a Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais (EFD-Reinf) complementará o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (e-Social). Trata-se de um novo conceito, que utilizará uma linguagem diferenciada para a transmissão de dados entre empresas e governo, estruturada em XML. A mudança desperta a atenção das empresas, que precisam iniciar o quanto antes uma revisão de seus processos internos.

A EFD-Reinf foi instituída pela Instrução Normativa nº 1.701/2017, da Receita Federal do Brasil, que relaciona as pessoas jurídicas, produtores rurais, associações desportivas, empresas e entidades que ficam obrigados a adotar a nova escrituração, a partir de 1º de janeiro de 2018, desde que tenham obtido faturamento em 2016 superior a R$ 78 milhões. Para as empresas que não atingirem esse valor, o prazo será em 1º de julho de 2018.

De acordo com a Receita Federal, entre as informações prestadas via EFD-Reinf destacam-se aquelas associadas aos serviços tomados ou prestados mediante cessão de mão de obra ou empreitada; às retenções na fonte (IR, CSLL, Cofins, PIS/Pasep) incidentes sobre os pagamentos diversos efetuados a pessoas físicas e jurídicas; aos recursos recebidos por ou repassados para associação desportiva que mantenha equipe de futebol profissional; à comercialização da produção e à apuração da contribuição previdenciária substituída pelas agroindústrias e demais produtores rurais pessoa jurídica; às empresas que se sujeitam à Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta (CPRB); e às entidades promotoras de evento que envolva associação desportiva que mantenha clube de futebol profissional.

De acordo com a especialista e professora na área de Ciências Contábeis, Gisleise Nogueira, o detalhamento das informações será maior nos eventos do Reinf, sendo, portanto, fundamental alinhar com fornecedores e clientes o modo de prestar as informações, a fim de evitar qualquer divergência. Ela explica que todos os eventos do sistema terão início por R seguido da respectiva numeração e serão destinados à prestação específica de cada processo.

Em entrevista ao Editorial Cenofisco, Gisleise alertou para a importância de ler os manuais disponíveis, aprofundar no entendimento das alterações que serão implementadas e mapear todos os processos internos para promover as adaptações necessárias ao novo modelo.

Cenofisco - O que muda para o contribuinte a partir da nova escrituração EFD-Reinf?

Gisleise Nogueira - A EFD-Reinf é um projeto que abarca informações do e-Social sobre contribuições previdenciárias e trabalhistas, e que foram organizadas de forma estruturada e sistêmica para o governo receber os dados em XML. A comunicação na forma que é hoje passará a ser em um modelo diferenciado, ou seja, o que é informado via GFIP e DIRF estará em uma nova plataforma de comunicação, com mais detalhes e entrega em menor prazo. Algumas das obrigações que são entregues anualmente vão se tornar mensais. Será uma mudança tanto da comunicação quanto do método.

Mudará a forma de prestar a obrigação, de alimentar os bancos?

Exatamente. Quando se fala na comunicação XML, deve-se entender que, ao mesmo tempo em que se faz o movimento, temos o encaminhamento para o Fisco, em uma comunicação direta. Hoje não ocorre assim. Monta-se um arquivo [em ambiente externo] previamente para, então, efetuar a transferência via programa. As informações que são trabalhadas de forma mais reativa, na EFD-Reinf terão fluxo constante e sem um programa para validar, diferente do que ocorre hoje com o IR e outras obrigações. Vale lembrar que o prazo até o dia 20 de cada mês será o limite para fazer o envio, mas os registros podem ser diários. Aliás, para uma empresa que tiver expressivo movimento de notas, minha recomendação é que faça diariamente os registros.

Quais as informações a que se destina?

Hoje, a EFD-Reinf vem para substituir a GFIP e DIRF, primeiramente, que são as duas obrigações relacionadas às contribuições previdenciárias das pessoas jurídicas. Tem a primeira turma prevista para 01/01/2018, que são as empresas que faturam acima de R$ 78 milhões, e a outra turma, com faturamento inferior a esse valor, já em julho de 2018. Será um movimento muito rápido e as empresas terão de fazer adequações.

Além dessas duas obrigações que vão migrar para o sistema existem outras alterações em vista?

Existem informações que a empresa presta e que de alguma forma serão alteradas. Na verdade, são informações prestadas em outras obrigações e que também necessitarão ser colocadas na EFD-Reinf. Acredito que o novo processo forçará empresas a melhorar seus controles de nota fiscal de serviço. Muitas vezes, o controle acontece de forma não sistêmica, ou até mesmo manual, e a nova obrigação fará com que o processo seja revisado.

Há uma série de eventos destinados à prestação de informação de associação desportiva. Qual a razão desse detalhamento?

Na verdade são os faturamentos altos. Hoje, o setor desportivo não tem um informe muito claro de repasses e entradas de valores. É um serviço que movimenta milhões e não existe informe específico. Por exemplo, em repasses de valores há uma tributação específica, cuja informação deve ser prestada em até dois dias da realização do evento. Com a EFD-Reinf ficará muito mais transparente o conhecimento dos valores relacionados e a composição da receita.

Como relacionar o e-Social com o surgimento da EFD-Reinf?

O projeto SPED tem a finalidade de unificar todas as obrigações acessórias que a empresa tem, melhorando a comunicação com o Fisco e dando transparência nos processos. É uma rede muito maior. Já existe o SPED Contábil, a NF-e. São movimentos que vêm ocorrendo e a EFD-Reinf é mais um dentro desse projeto. O que o Fisco tem feito é segmentar por área, que é mais ou menos como acontece nas empresas. Se pensarmos em uma estrutura menor, temos uma pessoa que desenvolve o trabalho [de escrituração]. Porém, grandes empresas são bem mais segmentadas em relação às responsabilidades pelos tributos. A EFD-Reinf vem com foco nas contribuições previdenciárias para tomada e prestação de serviços. É um "par" do e-Social, porque a contribuição previdenciária no formato que está hoje é uma composição das informações que são da folha com as que saem das tomadas e prestações de serviços. Então, por isso que entrará em conjunto com o e-Social, mas lembrando que todos são parte de um grande projeto para deixar as informações integradas e transparentes em tempo real.

Sendo o prazo de entrada em vigor janeiro de 2018, qual a dica para as empresas chegarem lá sem maiores problemas?

Primeiramente, independentemente do porte da empresa, ela precisa decidir quem será a pessoa que ficará responsável por estudar o novo layout, entender o projeto, fazer a composição do que ele propõe e saber as informações exigidas. Depois disso, efetuar um estudo massivo para saber se a empresa já possui todas as informações exigidas pela nova forma de registro, ou seja, se tem controle, gestão sistêmica e ferramenta para gerar o XML necessário. A partir do mapeamento e do entendimento do layout é que a empresa saberá os processos que precisam ser revistos. Acredito que isso vai mitigar problemas futuros e facilitar o desenvolvimento do trabalho para a empresa cumprir com o prazo. O governo prometeu entregar o novo ambiente em julho e as empresas terão até dezembro para fazer todos os testes e validações possíveis.

O ambiente oferecido pelo governo atenderá a todas as necessidades das empresas?

O governo convidou as empresas participantes do piloto para discutir e apurar o máximo de problemas para quando a obrigação entrar em vigor tenha o mínimo impacto possível. Sabemos que existem gargalos em sistemas e temos também gargalos na legislação, pois cada vez que se atualizar algo na legislação previdenciária, tributária ou relacionada à prestação de serviços poderá impactar na revisão do sistema e na forma como efetuar a entrega da obrigação.

Considera o prazo julho razoável para a entrega do sistema?

O prazo é suficiente, desde que a empresa faça um trabalho prévio. O sistema é a última etapa. O que deve ser lembrado é que processos precisam ser revistos e, necessariamente, não dependem dessa liberação de ambiente para que isso seja feito. As empresas sempre esperam pela postergação e, com isso, demoram para estudar a nova obrigação, correndo o risco de deixar para a última hora o desenvolvimento dos processos internos. Antes da liberação do ambiente, a empresa tem uma lição de casa para fazer e que independe de qualquer solução.

Como fica a questão dos investimentos por parte das empresas/contribuintes?

Dependerá do porte da empresa, das ferramentas que ela já utiliza, enfim, do estágio em que está. Se a empresa tem por hábito utilizar soluções sistêmicas e integradas, com um suporte, não terá grande impacto em custos. Claro que será preciso uma revisão do trabalho. Entender qual o investimento dependerá muito do porte. Acredito que, se a empresa consegue se preparar e planejar, evitando aquisições de soluções que, muitas vezes, podem não funcionar e implementações ruins, e também não deixar de rever processos, terá melhores resultados. Portanto, o perfil de investimento vai depender tanto do tamanho da empresa quanto tão consolidados estiverem seus processos. Lembrando que o Fisco oferece o ambiente elaborado por ele para quem não tiver um ambiente técnico desenvolvido para esse uso.