Atenção aos prazos: eSocial para empresas está chegando e deve ser prioridade em 2017

O eSocial, que faz parte do cotidiano dos empregadores domésticos desde 2015, deverá ser adotado por todas as empresas do país a partir de janeiro de 2018. Se a sua organização ainda está confusa com os prazos, fique atento: o ambiente de testes estará disponível a partir de julho deste ano. Até lá, é fundamental que as companhias adequem seus processos, corrijam as informações contratuais desatualizadas e integrem seus sistemas. O projeto começa a ser implantado de fato em janeiro de 2018, para companhias com faturamento acima de R$ 78 milhões. Apesar da proximidade da data de entrada em vigor do projeto, muitas companhias ainda não estão preparadas para cumprir os novos formatos e prazos exigidos pelo eSocial.

Antes de mais nada, é importante destacar que o projeto não trará mudanças apenas aos sistemas, mas à própria cultura da organização, pois exigirá uma revisão dos processos das áreas envolvidas na entrega das obrigações trabalhistas. O RH, como todos sabem, será o departamento mais impactado. Por isso, nesse artigo eu cito alguns motivos pelos quais acredito que o eSocial deveria estar no topo da lista de demandas urgentes de todo RH.

Primeiramente, destaco que o eSocial demandará muitas informações que não são cobradas atualmente, sendo necessárias adaptações nos processos de contratação, férias, afastamento, desligamento, transferência entre empresas, dentre tantos outros. Claramente o governo quer colocar a legislação em prática e, consequentemente, identificar desde as pequenas até as grandes não-conformidades das empresas. Percebemos isso, por exemplo, na exigência de informações referentes à marcação de ponto eletrônico e cotas de Jovens Aprendizes e de Pessoas com Deficiência (PCD).

Quando avaliamos as exigências relacionadas aos colaboradores, é importante reforçar que algumas dessas informações não são originadas na própria empresa. Por isso, é preciso que os trabalhadores tenham ciência de que devem notificar à empresa caso haja alteração em sua condição atual (como alterações do estado civil e grau de instrução, por exemplo) e que os órgãos do governo federal - como Caixa Econômica Federal, Ministério do Trabalho, Receita Federal, dentre outros - utilizarão o eSocial como fonte para atualização das informações de seus sistemas.

Outro ponto crítico do projeto é a dificuldade de prestação de informações retroativas. O famoso “jeitinho” não terá vez. Muitos eventos passarão a ter seus prazos legais cobrados, como o de admissão, que deverá ser enviado até o final do dia que antecede a contratação. Alterações de contrato, como aumento de salário ou troca de função, deverão ser informadas ao eSocial até o dia sete do mês subsequente, a partir do momento em que acontecerem. Neste ponto, as empresas deverão determinar políticas mais rígidas de prazos para notificação dessas mudanças por parte dos gestores.

São muitos os motivos que me levam a reforçar que o eSocial deve ser prioridade em 2017 para as companhias. Vale lembrar que o ambiente de testes já estará disponível em julho deste ano. Meu conselho é que, se sua empresa não começou a se movimentar, inicie o quanto antes! Se a adequação está em andamento, mapeie todos os possíveis gaps do processo, pois certamente eles não passarão despercebidos pelo eSocial.