Tudo o que você precisa saber sobre a Rais – entrega começa hoje

Começa nesta terça-feira 17 de janeiro e se estende até 17 de março, o prazo para a entrega da declaração da Relação Anual de Informações Sociais (RAIS), referente a 2016. São obrigadas a preencher o documento todas as pessoas jurídicas com CNPJ ativo na Receita Federal no ano passado, com ou sem empregados, dos setores público ou privado, e todos os estabelecimentos com Cadastro de Empresa Individual (CEI) que possuem funcionários. Para que não haja dúvidas, o Portal Dedução entrevistou Mário Magalhães, Coordenador Geral de Estatísticas do Trabalho, do Ministério do Trabalho.

Antes de mais nada nos explique, a RAIS foi instituída por um decreto lei de 1975, ainda no regime militar. Na época o objetivo era prover o governo de dados para a elaboração de estatísticas do trabalho. Hoje com a informalidade e o crescimento cada vez maior do número de trabalhares sem carteira assinada, a Rais ainda serve para estabelecer parâmetros?

A Rais constitui o verdadeiro censo do trabalho formal no Brasil e é hoje um dos bancos de dados mais utilizados em todo o País. O acesso constante às suas informações é feito não só pelos órgãos do poder público federal, estadual e municipal, mas também por sindicatos, patronais e de trabalhadores, consultores de economia de modo geral, além de inúmeros estudiosos no meio acadêmico e fora dele.

Tal amplitude de utilização se deve à abrangência e à riqueza dessa fonte de informação, cujos dados do mercado de trabalho possuem cobertura nacional e elevado nível de desagregação espacial e setorial.

Cabe ressaltar que o segmento formal no Brasil vem ampliando sua participação no mercado de trabalho. A taxa de informalidade no País, apesar da tendência de recrudescimento nos últimos dezoito meses, é hoje bem menor do que era há 20 anos, quando chegava a quase 60% da população ocupada. Hoje, esta taxa representa apenas 33% dos ocupados, incluindo aí as duas grandes posições informais, empregados sem carteira de trabalho assinada (na empresa e no domicílio) e autônomos que não contribuem para a Previdência Social (IBGE-PNAD_Contínua, trimestre set-out-nov/2016).

Além disso, o mercado formal de trabalho representa o segmento mais dinâmico e moderno da economia brasileira, constituindo-se na locomotiva do nosso desenvolvimento. Assim, os indicadores do emprego formal fornecem parâmetros de importância indiscutível para o País.

O preenchimento da Rais é uma obrigação que cabe aos empregadores, muitos dos quais estão preocupados com a manutenção do próprio negócio. Tal obrigação não acaba se constituindo num transtorno a mais para quem já precisa resolver tantos problemas?

O esforço requerido para declarar a Rais, em verdade, não é tão significativo, em virtude da informatização e da comunicação via internet. Porém, é importante que o empresário perceba que o tempo gasto com a declaração da Rais reverte-se em retornos ao seu negócio. Na medida em que a Declaração viabiliza o recebimento do abono salarial aos seus empregados, o envio da Rais ao Ministério do Trabalho torna-se um estímulo ao quadro de pessoal da empresa, pela perspectiva de auferir esse benefício.

Além disso, a utilização dos dados da Rais para o planejamento governamental beneficia as empresas com políticas econômicas e sociais mais acertadas.

Qual o tempo médio que se perde para o preenchimento da Rais? Favor orientar o site e formas para que os procedimentos se tornem mais rápidos.

O tempo de preenchimento irá depender do tamanho da empresa. Se a empresa não possuir nenhum empregado, a declaração pode ser feita diretamente pela internet, apenas informando os dados do empregador, o que não demora mais do que 10 minutos.

As empresas que possuem empregados devem baixar o programa denominado GDRAIS, por meio do qual lançará os dados do estabelecimento e de cada um dos trabalhador. Empresas com muitos empregados podem recorrer à funcionalidade de importação dos dados da folha de pagamentos, desde que tenha adaptado o layout da folha ao layout do GDRAIS. Informamos que o layout do programa da RAIS em 2016 é o mesmo do ano anterior, não exigindo novas adaptações este ano.

Nesse caso, o tempo de preenchimento é praticamente o tempo de processamento da importação, gravação e transmissão do arquivo.

Apenas no caso da empresa optar pelo preenchimento manual, o dispêndio de tempo será maior e também maior será o risco de erro no preenchimento.

Como deve proceder o empregador que queira apresentar a Rais este ano, mas não o fez em anos anteriores, ou ainda para quem abriu empresa em 2016?

Declarações de anos anteriores são todas feitas por meio de programa específico, o GDRAIS_genérico, que está disponível no site da Rais (www.rais.gov.br).

Para quem abriu empresa em 2016, utilizar o programa GDRAIS normal, também disponível no site.

Quais os procedimentos para o empregador que possui mais de 10 funcionários. São os mesmos do que possui apenas um?

Existe diferença de procedimentos nos seguintes casos:

• Para a pessoa jurídica que possui até 10 dez empregados, inclusive, não há obrigatoriedade do uso de certificado digital para envio da Declaração;
• Para estabelecimento que não possui empregado, a declaração é feita diretamente no formulário da internet, declaração conhecida como Rais_negativa;
• Para a categoria do Microempreendedor Individual – MEI, que possui um empregado, a declaração é obrigatória e, para o MEI que não possui empregado, a declaração é optativa.

Qual a orientação para o microempresário que tem CNPJ, mas não possui empregados?

Deve utilizar o programa denominado Rais negativa, disponível no site da Rais, cujo preenchimento é on line e envolve apenas os dados do empregador.

Os três programas relativos à declaração da Rais 2016 (GDRAIS, GDRAIS genérico e Rais negativa on line) estarão disponíveis no site, a partir do dia 17/01/2017.

Para o empregador doméstico é necessário o preenchimento da Rais, ainda que ele tenha apenas um empregado?

O empregador doméstico não está obrigado a declarar a Rais, uma vez que essa obrigatoriedade abrange apenas pessoas jurídicas (CNPJ / CEI )

Quais os custos para o empregador, ao fazer a apresentação da Rais?

Toda a interface com o site da Rais é de natureza gratuita, desde o download do programa, passando pela declaração on line, até o envio e recepção dos arquivos.

No caso de quem apresentou a Rais por engano, omitiu dados ou passou informações incorretas, tem como retificar a declaração? Outra coisa, essa retificação pode ser feita mesmo após o término do prazo legal estabelecido em 17 de março?

Para retificar a declaração do ano de 2016 utiliza-se o mesmo programa da declaração original, sinalizando, no ato da gravação, que se trata de declaração retificadora. A lógica é a mesma da declaração do Imposto de Renda.

Para retificar declarações de anos anteriores, utiliza-se o programa GDRAIS genérico, seguindo os mesmos procedimentos.

Pela sua experiência de anos anteriores, existe a possibilidade do prazo final para a entrega ser prorrogado?

O prazo de declaração da Rais normalmente não é objeto de prorrogação. Como não há nenhuma excepcionalidade que hoje dificulte ou impeça o envio da declaração, não há perspectiva de que o prazo seja prorrogado em 2017.

As multas variam entre R$ 425,64 e R$ 42.641,00. São valores distantes um do outro. Por que essa variação?

Esses valores variam conforme o tempo de atraso e o número de funcionários. Primeiramente, a multa por atraso é calculada como percentual do valor máximo, fixado em R$ 42.641,00. Este percentual varia conforme a faixa de número de empregados, indo de 0% a 4%, na faixa de até 25 empregados, até 20%, na faixa de mais de 500 empregados (ver site pelo link http://www.rais.gov.br/sitio/como_informar.jsf#penalidade)

Além desse valor, aplica-se um adicional de R$ 106,40, para cada bimestre de atraso e outros R$ 26,60, para cada trabalhador que deixou de ser declarado dentro do prazo.

Cite exemplos de casos onde multas foram aplicadas.

Para se ter uma ideia dos valores a serem recolhidos a título de multa, basta aplicar os critérios acima sobre qualquer caso hipotético.

Há como recorrer?

Sim. Da autuação do fiscal do trabalho cabe apresentação de defesa junto às unidades regionais do Ministério do Trabalho no prazo de 10 dias. Indeferida a defesa, a empresa tem a opção de recorrer em segunda instância, por meio de recurso a ser analisado pela Coordenação Geral de Multas e Recursos do Ministério do Trabalhão, em Brasília, a qual dará decisão definitiva na esfera administrativa.

No momento em que a empresa for notificada do indeferimento de sua defesa, poderá optar por não entrar com recurso e, nesse caso, o pagamento terá desconto de 50% no valor da multa. Caso a empresa não pague a multa e não recorra da decisão de indeferimento, o processo será encaminhado à Procuradoria Geral da Fazenda Nacional, para inscrição em dívida ativa, o que sujeitará a empresa a diversas restrições junto aos órgãos públicos, até que seja quitada a dívida.

Aos trabalhadores, quais os direitos que a RAIS assegura?

Em primeiro lugar, garante a percepção do benefício do Abono Salarial. Se o trabalhador não constar da declaração da RAIS, não poderá ser identificado como elegível ao benefício.

Em segundo lugar, serve como comprovação de vínculo trabalhista para todos os efeitos legais, tais como tempo de contribuição para a previdência social, comprovação de recolhimento à conta do FGTS, entre outros.

Depois desses quase 42 anos de existência da Rais e as transformações ocorridas no mercado de trabalho, ainda assim, as informações contidas na Rais continuam suficientes no auxílio ao governo para o estabelecimento de políticas públicas?

Não há dúvida que sim. Praticamente a metade dos Ministérios Federais utiliza a Rais com finalidades diversas, desde o planejamento de suas ações, mas também, e não menos importante, como instrumento de monitoramento, controle e aferição de resultados de suas políticas públicas. Os órgãos que utilizam a Rais pertencem tanto às áreas econômicas, quanto sociais. Podemos citar alguns exemplos para melhor esclarecer a importância dessa fonte de dados:

1 O Ministério do Desenvolvimento Social e Agrário utiliza a Rais para gerar a folha de pagamentos do Programa Bolsa Família, com a finalidade de identificar possíveis beneficiários que foram contratados por alguma empresa e, por isso, passaram a ter renda superior ao permitido pelo Programa, podendo assim, ser objeto de suspensão do benefício;

2 Todos os ministérios que participam da operacionalização do Pronatec, o programa de qualificação profissional do Governo Federal, utilizam a RAIS para verificar se os jovens treinados na sua área de atuação conseguiram um emprego formal após a conclusão do curso de capacitação;

3 O Ministério da Indústria, Comércio Exterior e Serviços recorre à Rais para auferir os resultados de suas políticas setoriais de fomento em termos de geração de empregos.

Estes são apenas alguns exemplos.

Faltando algo a acrescentar, a palavra é sua.

Primeiramente, parabenizar o Portal Dedução.com.br pela iniciativa dessa matéria que, acreditamos, muito irá contribuir para esclarecer os empregadores, consultores de Contabilidade e também os trabalhadores sobre a importância da Rais para a sociedade brasileira como um todo.

Em segundo lugar, enfatizar que os muitos benefícios que a Rais traz à sociedade dependem, em primeira instância, da colaboração dos empregadores e, quando houver, de seus respectivos escritórios de Contabilidade, para que não haja omissão de declaração e para que o seu preenchimento seja feito com cuidado e atenção, de modo a evitar erros e garantir a qualidade das informações.

Cumprir com a obrigação de declarar a Rais é uma ação importante para ajudar o Brasil a ser um país melhor!

Para mais informações, acessar o Manual de Orientação, disponível em http://www.rais.gov.br/sitio/index.jsf downloads, ou diretamente pelo link.

https://www.rais.gov.br/sitio/rais_ftp/ManualRAIS2016.pdf