Como registrar a contratação dos funcionários do jeito certo

Quais são os procedimentos para contratar um funcionário?

Para efetuar a contratação de um empregado, a empresa (empregador) submete candidatos selecionados a uma determinada vaga ao processo de recrutamento – passando pela seleção e pela entrega da documentação, até a finalização da contratação com o efetivo registro do empregado.

O fechamento da contratação se dá com o registro do empregado com as devidas anotações nos livros, fichas ou sistemas informatizados, podendo variar de acordo com o procedimento adotado pela empresa, bem como na Carteira de trabalho e Previdência Social (CTPS) do empregado.

Destacamos que a obrigatoriedade de registro do empregado está previsto no artigo 41 da CLT:

Art. 41 – Em todas as atividades será obrigatório para o empregador o registro dos respectivos trabalhadores, podendo ser adotados livros, fichas ou sistema eletrônico, conforme instruções a serem expedidas pelo Ministério do Trabalho.

Parágrafo único – Além da qualificação civil ou profissional de cada trabalhador, deverão ser anotados todos os dados relativos à sua admissão no emprego, duração e efetividade do trabalho, a férias, acidentes e demais circunstâncias que interessem à proteção do trabalhador.

A Portaria do MTE n° 41/2007 disciplina as informações que devem constar no registro e a anotação da CTPS dos empregados:

Art. 2º – O registro de empregados de que trata o art. 41 da CLT conterá as seguintes informações:

I – Nome do empregado, data de nascimento, filiação, nacionalidade e naturalidade;

II – número e série da Carteira de Trabalho e Previdência Social CTPS;

III – número de identificação do cadastro no Programa de Integração Social PIS ou no Programa de Formação do Patrimônio do Serviço Público PASEP;

IV – data de admissão;

V – cargo e função;

VI – remuneração;

VII – jornada de trabalho;

VIII – férias; e

IX – acidente do trabalho e doenças profissionais, quando houver.

Parágrafo único. O registro de empregado deverá estar atualizado e obedecer à numeração sequencial por estabelecimento.

Art. 5º – O empregador anotará na CTPS do empregado, no prazo de 48 horas contadas da admissão, os seguintes dados:

I – data de admissão;

II – remuneração; e

III – condições especiais do contrato de trabalho, caso existentes.

Com base nas informações exigidas pela legislação vigente para efetivar a admissão do empregado, os documentos necessários são:

§ Carteira de Trabalho e Previdência Social – CTPS: deverá ser solicitada ao empregado para realização das anotações devidas e devolvida no prazo de 48 horas mediante a emissão de um protocolo na entrega bem como, na devolução;

§ Certificado de reservista ou prova de alistamento no serviço militar para candidatos brasileiros do sexo masculino com idade entre 18 (dezoito) e 45 (quarenta e cinco) anos: prova de quitação com o serviço militar;

§ Certidão de Casamento e de Nascimento;

§ Declaração de dependentes para fins de Imposto de Renda na fonte;

§ Atestado Médico Admissional: é obrigatório, devendo ser pago pelo empregador, que ficará responsável pela guarda do comprovante do custeio de todos os exames ou consultas realizadas com o empregado. Deverá ser efetuado antes do inicio das atividades;

§ Declaração de opção ou não pelo vale transporte;

§ Cadastro de Pessoa Física (CPF);

§ Cédula de Identidade (RG);

§ Título de eleitor;

§ Atestado de escolaridade

§ Se tiver filhos de até 14 (quatorze) anos de idade ou com invalidez, deverá apresentar, para recebimento do salário família:

i. Certidão de Nascimento dos filhos menores até 14 (quatorze) anos e maiores de 14 (quatorze) se incapazes;

ii. Cartão da Criança para filhos menores de 6 (seis) anos;

iii. Declaração de frequência escolar para filhos a partir dos 7 (sete) anos;

iv. Comprovação da invalidez do filho ou equiparado maior de 14 (quatorze) anos de idade deve ser verificada em exame médicopericial a cargo da previdência social ;

Ainda de acordo com o artigo 1º da Portaria MTE nº 41/2007, é proibido ao empregador, na contratação ou na manutenção do emprego do trabalhador, fazer a exigência de quaisquer documentos discriminatórios para a contratação, especialmente certidão negativa de reclamatória trabalhista, atestado de antecedentes criminais, exame de HIV, atestado ou declaração relativos à esterilização ou a estado de gravidez que poderão ser consideradas como danos morais ao trabalhador.

Toda a documentação acima mencionada também visa preencher todas as informações que serão exigidas no Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas – e-Social no evento S-2200 (Admissão de Trabalhador).

Os dados e documentos referentes às admissões de empregados deverão ser encaminhados com antecedência, pois a comunicação no e-Social deverá ser até o final do dia imediatamente anterior ao do início da respectiva prestação do serviço.

Não será mais possível a admissão de empregados por ocasião do fechamento da folha com data retroativa. Esse procedimento acarretará num aviso do sistema, confessando a informação do registro fora do prazo, sujeito à penalidades.

Na dúvida de como proceder com as atividades acima, entre em contato com uma empresa de assessoria trabalhista e previdenciária e realize uma consulta técnica.