Gestão do Tempo: Missão Impossível!

Fala-se muito, atualmente, no controle do tempo dos serviços contábeis. Se não impraticável, esta missão é muito trabalhosa. Será que o custo benefício é vantajoso?

Na indústria, o controle das tarefas permite conhecer o tempo aplicado em cada produto fabricado. Com base nessa metodologia, alguns ramos de atividade conseguem fazer a apropriação de gastos e encontrar o custo para cada unidade produzida.

Sabe-se que na indústria existe um setor especificamente para esta tarefa, o Planejamento e Controle da Produção (PCP) ou Planejamento, Programação e Controle da Produção (PPCP). No entanto, é inconcebível – talvez melhor seja dizer que é impraticável, inviável, inexequível ou simplesmente, muito difícil colocar em prática esta tarefa dentro de uma empresa de prestação de serviços contábeis.

Me deparo com colegas com esta linha de raciocínio quase todos os dias e não os recrimino por pensar assim, pois as tarefas para prestar serviços de contabilidade não são tão certinhas como na indústria, onde os operários não fazem interrupções para os atendimentos aos clientes e órgãos públicos.

Ao comparar a prestação de serviço com a indústria é fácil perceber as dificuldades existentes para controlar o tempo nas tarefas de escrituração fiscal, contabilidade, folha de pagamento e tantos outros serviços acessórios executados simultaneamente. Percebemos assim que a mesma ferramenta utilizada na indústria não funciona no ramo contábil, portanto é necessário algo específico.

Simultaneamente? Talvez dizer que fazemos diversos serviços ao mesmo tempo não seja a realidade, pois entendo que um serviço é executado de cada vez, embora vários caminhem ao mesmo tempo sem a interferência do profissional.

No instante em que agimos em uma tarefa deixamos de atuar nas demais, por isso é possível desmembrar o tempo. Concordar com este raciocínio começa a clarear a incerta tarefa.

Ao ministrar palestras e cursos de Precificação dos Serviços Contábeis observo que a primeira coisa que os empresários e gestores pensam é numa planilha eletrônica e imaginam algumas colunas como data, horário, serviço e cliente. O que não está errado, pois são as informações mais próximas e rápidas para desenvolver um software. Mas será que é o melhor caminho e o menor custo?

Quando iniciamos este estudo em 2010 não existia uma metodologia desenvolvida para a precificação e gestão do tempo para as empresas contábeis e, consequentemente, nenhuma ferramenta digital que pudesse auxiliar.

O único caminho a trilhar foi o teste em planilhas eletrônicas, que demonstrou o tratamento dos números ser impraticável devido ao alto volume de dados que são introduzidos.

Atualmente há bons softwares criados especificamente para o ramo empresarial contábil, facilitando colocar em prática esta tarefa que parecia uma missão impossível. A minha sugestão é dividir este projeto em três etapas:

a primeira é conhecer a metodologia com a leitura de livros, participação em cursos e, se possível, visitar uma empresa que já adota este procedimento;

a segunda é selecionar o software, ou seja, conhecer as ferramentas disponíveis (a maioria delas permite baixar gratuitamente por 30 dias para análise);

e a terceira é colocar em prática.

Neste artigo vou listar quatro softwares desenvolvidos especificamente para o ramo de serviços de contabilidade que talvez possam ajudá-lo a implantar o controle do tempo na sua empresa.

Esta divulgação não tem a finalidade de fazer propaganda das empresas, mas demonstrar que a metodologia é possível de ser implantada. Se você conhece outra ferramenta peço que me informe para ser incluída na relação dos softwares para conhecimento do empresário contábil, a fim de que decida por aquele que melhor se adeque ao seu negócio. Os softwares que conheço são:

• CTPres ctpres.com.br
• Pier nuvtech.com.br
• Proced procced.com.br
• Visão Lógica visaologica.com.br

Além de inviável, tentar colocar em prática esta metodologia sem conhecê-la e sem o auxílio de um software é preciosa perda de tempo.

O custo de aquisição é muito menor se você comparar com o custo de seu tempo e dos colaboradores para desenvolver, preencher e processar as informações com base em planilhas eletrônicas.

Com o auxilio de um software para a gestão do tempo nas tarefas dos clientes observará que a MISSÃO É POSSÍVEL!