Como ajudar as empresas a se prevenir das multas da GFIP

A disponibilidade de um programa que ajude as empresas a entregarem a Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social (GFIP) favorece não só a dinâmica do sistema tributário, mas também aos contribuintes de um modo geral, pela agilidade que dá ao processo de solicitação de benefícios.

As informações ficam mais disponíveis à verificação, passam a ser mais confiáveis e assim a Previdência Social pode atender melhor aos segurados, que agora ficam desobrigados de comprovar o tempo de contribuição quando forem requerer os benefícios aos quais têm direito.

No entanto, a recente polêmica gerada pela cobrança de multas aos empresários (em alguns casos indevida, como veremos), mesmo tendo entregue a GFIP no prazo estabelecido, acabou ofuscando os benefícios que o novo sistema trará para os negócios e os trabalhadores em geral.

É fundamental que a contabilidade oriente as empresas sobre a importância do recolhimento do FGTS para a Previdência Social e se mantenha vigilante quanto aos prazos de entrega dessas informações, evitando as multas da GFIP cabíveis em caso de atraso ou omissão. Confira abaixo algumas respostas que colaboram na prevenção de punições:

O que é GFIP?

A Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social (GFIP) surgiu para substituir a Guia de Recolhimento do FGTS – GRE. Essa nova guia foi criada com duas finalidades:

1. Facilitar a atualização constante do cadastro dos trabalhadores segurados pela Previdência Social, tornando mais ágil e confiável o acesso às informações e o atendimento nos postos do Instituto Nacional de Seguridade Social (INSS);
2. Extinguir gradativamente a necessidade de os trabalhadores comprovarem o tempo de contribuição, valores de suas remunerações ou sua exposição a agentes nocivos no desempenho de sua profissão, no momento em que algum benefício é requerido.

É importante destacar que o preenchimento e entrega dessa guia acontece pela internet, com o apoio de um aplicativo disponibilizado pela Caixa Econômica Federal.

Quem deve entregar a GFIP?

É obrigatória a todas as pessoas físicas ou jurídicas que tenham que recolher o FGTS ou prestar informações à Previdência Social sobre a remuneração obtida pelos empregados, bem como informações sobre vínculo empregatício.

É importante lembrar que apenas contribuintes individuais sem funcionários, segurados especiais, facultativos e empregadores domésticos estão dispensados da apresentação obrigatória da GFIP. Empresas formadas por profissionais autônomos ou sócios administradores precisam fazer o recolhimento previdenciário obrigatório e devem submeter suas informações à Previdência Social.

Mesmo que não seja recolhido o FGTS, a empresa deverá entregar a Guia em caráter de declaração, com as devidas informações financeiras e de fins cadastrais úteis ao controle da Previdência Social. Nesse caso, a entrega da GFIP deve conter o código 115 para que o sistema entenda que a empresa é considerada sem movimento, ou seja, sem fato gerador de contribuição previdenciária, e deve ocorrer apenas para a primeira competência em que houver a ausência do fato gerador ou no primeiro mês do ano, ficando dispensada a entrega até que voltem a ocorrer as movimentações ou até o início do próximo ano.

Quais informações devem aparecer na GFIP?

A Guia deve entregar à Previdência Social informações amplas sobre os trabalhadores: dados como salários, licenças, férias, os fatos que geraram as contribuições, os valores devidos ao INSS, além de informações específicas, como a exposição a agentes nocivos, entre outros dados.

Com que frequência deve ser entregue?

A GFIP deve ser entregue mensalmente, até o sétimo dia (ou no dia que o anteceder no caso de não ser dia útil) do mês posterior àquele no qual foi paga a remuneração do trabalhador ou em que ocorreu outro fato que tenha gerado a contribuição previdenciária.

Onde fazer a entrega da GFIP?

Deve ser entregue pela internet, por meio do programa SEFIP (Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social), disponibilizado no site da Caixa Econômica Federal (CEF) para download. Há um manual com informações detalhadas que orientam o preenchimento da GFIP.

Inadimplência e sonegação

Já para o caso de empresas que estejam inativas ou inadimplentes, a GFIP deve ser entregue ao menos uma vez no ano. As informações são necessárias para que se atualize o cadastro e sejam evitadas multas.

Ainda que a empresa não esteja em dia com os encargos, ela não estará desobrigada a entregar a Guia. É importante perceber que existe uma diferença entre estar inadimplente e sonegar. Essa última ação é mais grave, pois implica que, além dos encargos não serem pagos, as informações não são passadas para a autoridade responsável pela fiscalização. E é exatamente dessa forma que o INSS compreende a situação — é bem pior para as empresas estarem na condição de sonegadoras.

Como evitar multas da GFIP?

Tendo atenção aos prazos, evitando omissões e atrasos na entrega. Para isso, é imprescindível a assessoria de um profissional de contabilidade. Até mesmo em um momento posterior, caso o cliente provenha de um período desassistido e já tenha extrapolado prazos, é preciso orientação para calcular e verificar as especificações para os valores das multas.

Valores das multas

Pelo atraso na entrega da Guia, o cálculo da multa é de 2% sobre o valor total das contribuições informadas para o mês-calendário, não ultrapassando o total de 20%, nem sendo inferior ao mínimo de R$200,00 quando houver fator gerador, e R$500,00 para GFIP sem movimento.

Perceba que a multa para quem não tem empregados e não precisa recolher o FGTS é superior à das empresas que precisam pagar e atrasam.

A multa pode ser anistiada

Em janeiro de 2015, a Lei 13.079 foi editada para permitir a anistia da multa em alguns casos.

São anistiados da multa todos os contribuintes que, apesar de não terem cumprido o prazo de entrega da GFIP (até o 7º dia do mês seguinte que ocorreu a remuneração de seus funcionários), entregaram a Guia até o último dia do mês seguinte ao que a entrega deveria acontecer, de janeiro de 2009 até 20 de janeiro de 2015.

Por exemplo: a empresa deveria ter apresentado até 6 de junho de 2014 (dia útil imediatamente anterior ao 7º dia do mês) a declaração referente à competência de maio de 2014, mas não o fez. Se ela tiver o comprovante de que entregou a GFIP até o dia 31 de julho de 2014 (último dia do mês seguinte em que a Guia deveria ser entregue), a empresa estará anistiada de pagar a multa. No entanto, se fizer a entrega em qualquer data após 31 de julho, terá que arcar com a penalidade.

Mais uma condição é a de que a anistia só engloba as multas que foram lançadas pela Receita Federal até 20 de janeiro de 2015, ou seja, mesmo que o atraso tenha ocorrido antes dessa data, a anistia não será válida se a multa tiver sido lançada depois disso — o pagamento, portanto, é obrigatório.

O que o empresário pode fazer se for multado?

A primeira atitude é procurar um contador para que ele possa orientar sobre as diversas possibilidades, analisar se o pagamento da multa é justificado, calcular os valores e avaliar se sua multa pode ser anistiada.

No entanto, em linhas gerais, existem 3 possibilidades:

1. Realizar o pagamento das multas recebidas aproveitando os descontos oferecidos (como veremos em seguida);
2. Solicitar a impugnação e o cancelamento da multa utilizando argumentos plausíveis de serem aceitos pela Receita Federal. Nesse sentido, o contador também pode apoiar a elaboração dessa solicitação;
3. Em caso de receber multas referentes a meses sucessivos, pode-se solicitar que a infração seja considerada única por ser uma infração continuada. Nesse caso, o que se solicita é que não haja várias cobranças, mas apenas uma penalidade para todos os atos.

É possível obter descontos

Outra informação importante é sobre a possibilidade de obter descontos que variam de 50 a 20% do valor da multa:

1. Para quem fizer o pagamento dentro de 30 dias depois de recebida a multa é concedido 50% de abatimento do valor;
2. Para quem solicitar o parcelamento do valor no prazo de 30 dias após o recebimento da notificação o desconto será de 40%;
3. Para quem solicitar a impugnação e cancelamento da multa, se após ser julgada em primeira instância a multa for mantida, é possível obter 30% de abatimento do valor se o pagamento for realizado à vista até 30 dias após o recebimento da notificação da decisão;
4. Por fim, podem obter 20% de desconto as pessoas que, após recorrerem e terem a multa mantida, solicitarem o parcelamento para o pagamento dos valores junto à Receita Federal.

Por que mesmo tendo entregado a GFIP no prazo correto, sua empresa está recebendo a multa?

Apesar de terem cumprido os prazos e realizado as entregas corretamente, muitas empresas estão recebendo multas. Isso se deve à mudança que a Receita Federal, órgão que desde 2009 passou a ser responsável por administrar as receitas tributárias e previdenciárias, realizou no sistema que cobra e recebe as Guias.

Antes, o sistema utilizado era o Dataprev, criado para administrar o recebimento ainda quando a responsabilidade era da Previdência Social. Agora, a Receita unificou os sistemas utilizados para fiscalizar os tributos e as obrigações previdenciárias, passando do Dataprev para o Serpro. Agora, o sistema gera automaticamente as multas por atraso.

O problema é que muitas empresas foram identificadas pelo sistema como não tendo entregue a GFIP na data correta durante a migração dos dados, por mera inconsistência no banco de dados do Dataprev.

Se a sua empresa está nessa situação, apresentar o documento que comprove a entrega na hora de solicitar a impugnação da multa deve ser suficiente para ter a solicitação atendida.