Como montar um relatório contábil de qualidade aos meus clientes?

Periodicamente, o profissional de contabilidade tem de passar ao cliente informações e dados sobre as movimentações econômico-financeiras da sua empresa. Porém, às vezes, o relatório contábil emitido é de difícil entendimento até mesmo para o contabilista e ainda mais para o empresário atendido.

Esses informes e demonstrativos precisam ser facilmente compreendidos, bem organizados e — mais importante ainda — detalhados e completos, com todas as informações pertinentes e influentes. Veja agora o que você precisa para montá-los de forma a otimizar o trabalho com a contabilidade e fornecer ferramentas úteis para o cliente gestor.

Conceito de relatório contábil

A finalidade desses pareceres é ter ilustrada a situação econômico-financeira da empresa em determinado período. Gerados pela escrituração, cada relatório contábil é focado em um aspecto do contexto do negócio, entre emissões oficiais e gerencias.

Por exemplo, o balanço patrimonial atesta o patrimônio da empresa e os elementos que o somam e subtraem, mas os balancetes apenas servem para conferência de lançamentos e para que o dono da empresa possa ver saldos em aberto, o que pode apontar contas não pagas ou não recebidas.

Geração de pareceres de qualidade

Primeiramente, como todo o trabalho de escrituração depende de um software, é preciso ter uma boa solução de gestão — de fácil utilização, com variações para cada relatório contábil e integrado com os demais setores para importação de dados.

Porém, nem tudo depende apenas do programa. Mesmo que se use o produto ideal, práticas ruins farão as demonstrações obrigatórias e opcionais serem insuficientes, complicadas ou de pouca utilidade.

Elaboração de um bom plano de contas

O elenco de grupos e contas contábeis é o primeiro passo para uma boa contabilidade. A lista define todos os registros existentes, a hierarquia dos elementos e subelementos, a estrutura de demonstrações e balanços, e o nível de detalhamento de cada relatório contábil.

Então, nunca se deve, por exemplo, ter apenas a conta Vendas para lançamento de receitas enquanto o cliente tem 5 produtos diferentes e um serviço que é prestado. Generalizar ocorrências em lançamentos pode significar abrir mão de evidenciar acontecimentos que influenciam positiva ou negativamente no empreendimento.

Provisionamento de valores

Há profissionais que fazem lançamentos diretos em todos os casos possíveis. Já outros provisionam, além de impostos e folha de pagamento, naturalmente, alguns custos fixos.

Porém, quando uma conta a receber não é provisionada e o devedor apenas a quita parcialmente, o balancete de verificação não mostra isso. Ou seja, essa prática em alguma situação faria exatamente o contrário da função do relatório contábil da hipótese.

Deve-se provisionar todos os valores a serem pagos e recebidos, em curto e longo prazos. Assim, não apenas o balancete, mas todas as demonstrações acusarão qualquer eventualidade, bem como a sucessão correta de fatos.

Centro de custo

Muitos micro e pequenos empreendimentos deixam de utilizar essa segmentação na escrituração contábil, às vezes até por falta de instrução do contador responsável. Mas isso pode ser um erro.

Quando a empresa cliente presta mais de um tipo de serviço ou tem variedade de produtos vendidos, é ideal que cada um deles ou pelo menos cada categoria tenha o próprio centro de custo. Esse fator contabiliza receitas e despesas, categorizando-as de acordo com a mercadoria ou solução geradora de cada valor gasto ou ganho.

Assim, o gestor tem em cada relatório contábil uma ferramenta útil para o gerenciamento do negócio, sendo base para tomada de decisões e ações. E é isso que os pareceres devem ser, além de bons instrumentos para o trabalho do profissional da contabilidade e demonstrações fiéis à realidade da empresa e exatas para atendimento de obrigações acessórias.