Como registrar um funcionário? Confira o passo a passo

Após o processo de seleção para o preenchimento de uma vaga, é hora de realmente efetuar a admissão do novo colaborador. São documentos que precisam ser anotados, contratos que devem ser assinados, requisição de exames de admissão e tantos outros procedimentos que garantem que o funcionário mantenha uma jornada amparado por lei.

Porém, para muitos empreendedores, o processo de registro gera dúvidas, já que inclui uma série de direitos e deveres, tanto da parte do empregador como do futuro empregado.

Pensando nisso, elaboramos para você um passo a passo de como registrar um funcionário na sua empresa, orientando sobre quais documentos são exigidos no ato da admissão. Acompanhe!

Passo a passo

1º – Decida que tipo de contrato irá fazer

A primeira providência que o empregador deve tomar é redigir um contrato de trabalho. Existem duas opções durante o processo de admissão:

1. Contrato de experiência: tempo que o empregado ficará em experiência por um período determinado de 45 dias, podendo ser prorrogado por mais 45 dias, somando-se 90 dias. Durante os três meses de experiência, o colaborador tem direito a salário. Caso após este período o empregador decida que não ficará com seus serviços, o empregado irá receber da empresa um quarto do 13º salário e as férias proporcionais. Via de regra, não será obrigado a pagar ao colaborador aviso prévio ou multa de 40% por motivo de rescisão, como geralmente ocorre nos contratos de trabalho definitivos.

2. Caso o empregador tenha gostado dos serviços do colaborador durante o contrato de experiência e não queira dispensá-lo, automaticamente ele se torna um contrato de trabalho. É preciso ficar atento após o encerramento do contrato de experiência. Via de regra, o empregador tem 48 horas, ou dois dias úteis, improrrogáveis, para fazer as anotações na carteira de trabalho do novo funcionário. Caso isso não aconteça, a empresa corre sérios riscos de ser autuada pela fiscalização, sendo penalizada com multas bem ‘salgadas’.

2º Requisite os documentos do empregado

Como é de responsabilidade do empregador a elaboração do contrato de trabalho, é fundamental que ele exija alguns documentos, como:

• Carteira de Trabalho da Previdência Social – CTPS: o empregador não poderá ficar de posse dela por mais de 48 horas. Deverão ser anotadas na CTPS a data de admissão, a remuneração e condições especiais, caso houver. Toda e qualquer alteração deverá ser solicitado ao empregado sua carteira para registrar todos e quaisquer eventos decorridos (férias, acidente de trabalho, alteração de cargos e salários, etc.).
• Certificado de alistamento militar: para colaboradores do sexo masculino, maiores de 18 anos.
• Exame admissional: uma exigência legal e obrigatória para todos os empregadores, devendo ser concedido pela empresa. É através deste exame que será analisado se o trabalhador está apto ao serviço no momento em que for admitido.
• Certidão de Nascimento/Casamento e declaração de dependentes: é preciso que o empregador saiba quantos dependentes o empregado tem, já que será preciso declarar estas informações no seu Imposto de Renda ou para efeitos de outros benefícios, como assistência médica e odontológica.
• Requisição de vale-transporte: o empregador deverá oferecer o benefício de vale-transporte e descontar uma pequena parcela do salário do trabalhador. Quanto ao valor, poderá ser pago em dinheiro ou com os próprios passes da empresa que presta serviços de transporte.

Outros documentos:

• Título de eleitor: exigido a partir dos 18 anos;
• RG;
• CPF;
• Inscrição no PIS/PASEP;
• Comprovante de residência;
• Foto 3×4.

Obrigações do empregador

O recolhimento do INSS (uma parte da previdência deverá ser paga pelo funcionário e a outra pela empresa), o Fundo de Garantia do Tempo de Serviço – FGTS (integralmente pago pelo empregador), além da Contribuição Sindical (paga pelo empregado), devem ser recolhidos pelo empregador.

Alguns documentos que não podem ser exigidos no ato de admissão do novo colaborador:

• Certidão negativa do SERASA, SPC, cartórios de protestos ou outros assemelhados;
• Exame de HIV (Aids);
• Testes, exames, laudos ou qualquer outro tipo de procedimento que evidencie esterilização ou gravidez;
• Certidão negativa de processo trabalhista ajuizado;
• Informações sobre antecedentes criminais, salvo se a atividade laboral não guardar relação com algum crime.