Vale a pena usar um sistema de folha de pagamento?

O cálculo da folha de pagamento é uma rotina mensal realizada por todas as empresas que possuem funcionários. Nela são registradas todas as informações relacionadas ao financeiro do colaborador, como rendimentos, férias, bonificações, descontos, 13º salário, entre outras inclusões que fazem parte do mês de referência.

Por muito tempo, profissionais de recursos humanos tiveram que elaborar a folha de pagamento manualmente, o que exigia um conhecimento específico sobre as leis trabalhistas e uma constante atualização. Sem contar o tempo que tal prática exigia em relação a cada folha de pagamento, uma vez que cada colaborador pode ter uma remuneração e benefícios variados pagos durante ou no seu mês de trabalho.

No entanto, a utilização de sistemas para a execução da folha de pagamento vem sendo cada dia mais indispensável, uma vez que qualquer erro ou mesmo informações incompletas podem gerar uma enorme dor de cabeça para o empregador e culminar até mesmo em um processo trabalhista.

Pensando nisso, elaboramos esse post para esclarecer algumas dúvidas sobre a folha de pagamento e as vantagens de adotar um software de gestão. Confira!

O que é uma folha de pagamento?

A folha de pagamento nada mais é que um espelho de todo o histórico financeiro do funcionário sobre o mês trabalhado. É um documento obrigatório e que pode ser fiscalizado para fins previdenciários e trabalhistas.

Além disso, caso o funcionário queira financiar uma casa ou mesmo um carro, é através da folha de pagamento que conseguirá comprovar seus rendimentos. Ela também é o principal comprovante requerido no processo de aposentadoria.

E o sistema de folha de pagamento, onde entra?

Reduzir custos, otimizar o tempo e aumentar a produtividade é o que toda empresa espera alcançar. Umsistema de gestão da folha de pagamento realiza todo o ciclo de todas as funções do departamento pessoal de forma automatizada, o que reduz a possibilidade de erros e retrabalhos.

Escolher um bom sistema de folha de pagamento é a chave para o sucesso. Aqui vale destacar que não existe um modelo específico a ser adotado pelas empresas e, por isso, cada empregador pode criar seu próprio documento de acordo com os critérios da sua empresa.

Como funciona este sistema?

Um sistema de gestão de folha de pagamento deve estar de acordo com as necessidades da empresa. Ou seja:

• cadastrar o funcionário de acordo com sua categoria (comércio, indústria e serviços);
• emissão de holerite por e-mail, o que facilita para o funcionário o acompanhamento mensal sem a necessidade de deixar sua função para comparecer ao RH buscar o papel;
• processo facilitado de admissão e demissão;
• correta apuração dos tributos incidentes sobre a folha de pagamento, como o INSS — que pode variar de 8 a 11%, dependendo do rendimento mensal do colaborador;
• informações quanto à licença maternidade;
• desconto automatizado de vale-transporte, ticket alimentação/refeição, plano de saúde, entre outros;
• geração de relatórios que permitem ao gestor analisar de forma geral a folha de pagamento e os referidos gastos.

Qual a vantagem de utilizar um sistema de folha de pagamento?

A grande vantagem na utilização de um sistema de folha de pagamento é a segurança e a agilidade com que o cálculo é feito, o que representa para as empresas precisão dos dados e uma correta elaboração do documento.

É importante destacar que a escolha de um sistema de folha de pagamento deve possibilitar a aderência a novas obrigações previdenciárias e trabalhistas que possam vir a ser exigidas, como é o caso do e-Social. Uma vez que a escrituração digital deste documento e das obrigações trabalhistas e previdenciárias vem sendo cada vez mais importante, tanto para o recolhimento dos encargos e tributos, como para um fechamento exato do valor que deve ser pago ao trabalhador, o que evita multas e outras penalidades.