Planejamento estratégico: o que você precisa saber antes de começar

Planejamento estratégico é uma expressão que dá dor de cabeça em muitos empreendedores, mas não precisa ser assim. Ao contrário do que muitos pensam, fazer um bom planejamento exige passos simples e que podem ser feitos por qualquer empresa, independentemente do seu tamanho. Ter um olhar mais estratégico sobre o futuro do negócio vai ajudá-lo a crescer de forma mais estruturada e pelo caminho certo!

Veja o que aprendemos para não cair nas armadilhas do planejamento e entrar com tudo em 2017:

A importância do planejamento

Para atingir qualquer objetivo, você precisa saber o que quer alcançar. Sem esse direcionamento sua empresa vai acabar navegando sem um norte e pode chegar a um lugar que não seja estratégico. Não pense que só as grandes empresas se beneficiam de um bom planejamento: micro e pequenos negócios também podem abrir vantagem contra seus concorrentes quando planejam e executam bem suas ações.

Resumidamente, o planejamento envolve sonhar o futuro e tangibilizar essas mudanças no presente. Não importa se seu objetivo é aumentar o volume de vendas ou o tamanho da empresa, seus colaboradores não irão saber como agir sem um bom planejamento. Na hora de realizá-lo, não esqueça de sempre levar em consideração os valores e a missão do negócio, eles devem pautar toda estratégia que será usada pela empresa. Para saber se você está indo pelo caminho certo, responda essas duas perguntas:

1. Se sua empresa fosse uma pessoa, por quais atitudes ela deveria ser conhecida, lembrada e admirada?

2. Essa lista de atitudes poderia servir como a lista de valores do seu negócio? Se não, refaça a lista de atitudes.

Se você ainda não definiu a missão e valores da sua empresa, esta ferramenta vai ajudá-lo a ter um norte mais bem definido.

Planejamento da Empresa x Planejamento Pessoal

Durante a elaboração do planejamento estratégico, muitos empreendedores confundem seu planejamento pessoal com o planejamento da empresa, principalmente por sua vida estar muito ligada ao negócio. Esse erro, que parece bobo, pode custar caro no futuro, então antes de começar a planejar o futuro da sua empresa é preciso pensar no que você quer: será que você quer tocar a empresa sozinho pelo resto da vida? Será que não seria a hora de procurar um sócio? Quanto tempo você quer se dedicar à empresa por semana?

Perguntas como essas vão ajudar a criar um panorama da sua vida e da empresa, o ajudando a ver com mais clareza em quais pontos elas se cruzam e quais as consequências disso. Se você, por exemplo, está planejando ter um filho nos próximos 2 anos, o seu planejamento da empresa precisa contar com uma ação que vise procurar um sócios ou um profissional que possa substituí-lo por algum tempo. Por mais difícil que seja separar um planejamento do outro, o ideal é sempre ter 2 tipos de planejamentos, afinal, você, como pessoa, tem um ciclo e a sua empresa tem outro.

Adir Ribeiro, da Praxis, desenvolveu uma metodologia que pode ajudar na hora de elaborar um planejamento pessoal. A análise passa por 5 etapas:

1. Ter consciência das suas forças e fraquezas
2. Analisar as oportunidades e ameaças
3. Estabelecer uma visão a longo prazo — aonde você quer chegar
4. Metas da 10, 5 e 01 ano
5. Planejamento anual, com revisão semestral ou bimestral

Para entender melhor como aplicar a metodologia, não deixe de conferir a explicação completa clicando aqui.

Quando começar a planejar

Muitas pessoas acham que existe um período específico no ano em que devem fazer seu planejamento, mas a verdade é que isso vai depender muito do ciclo da sua empresa. Imagine que você tem uma indústria siderúrgica. Seu planejamento irá se concentrar em ações a longo prazo, porque o cenário em que sua empresa está inserida não varia tanto de um ano para o outro. Geralmente, as indústrias planejam suas ações para ciclos de 2 a 5 anos. Agora imagine uma empresa de tecnologia que vivencia uma disrupção a cada 3 meses — seu planejamento terá que ser feito nessa mesma velocidade.

É por isso que sua primeira pergunta, antes de começar um planejamento, deve ser: qual o ciclo da minha empresa? Com essa resposta você vai conseguir definir de quanto em quanto tempo vai preciso rever seu planejamento estratégico.

Check-list do planejamento

A primeira etapa do planejamento, depois de definir o ciclo do negócio, é reunir as pessoas que vão fazer o planeamento acontecer. Por mais que o engajamento de todos os colaboradores seja importante, nessa primeira tapa você deve chamar apenas aquelas pessoas que têm poder de decisão, como os diretores de áreas e gestores.

Depois de selecionar quem deverá participar do processo,é hora de sair um pouco do ambiente de trabalho. Durante a elaboração do planejamento, você e seu time vão precisar ter tempo para refletir sobre o futuro do negócio de forma mais profunda e isso só vai acontecer quando não há tarefas do dia a dia em paralelo.

Quando vocês se reunirem, o primeiro passo é fazer a “lista do Papai Noel”, ou seja, a lista dos desejos para o futuro da empresa. Pode ser desde “ter uma cultura mais colaborativa” até “aumentar nosso faturamento em X%”, o importante é todo mundo fazer essa lista individual e depois compartilhar com o grupo.

Uma dica é sempre ter a figura de um mediador que vai organizar os momentos e garantir que todos os pontos de vistas sejam ouvidos. Depois dessa apresentação, você deve agrupar as ideias por “sonhos semelhantes” como tecnologias, pessoas etc. Por mais que a ação seja bem parecida com um brainstorm, você precisa ter uma boa descrição do que quer em cada objetivo.

Depois de ter tudo isso bem definido, é hora do segundo passo: entender o que impede sua empresa de atingir esses resultados. Seguindo pelo exemplo de ter uma empresa mais colaborativa, você deve pensar em quais barreiras estão impedindo que isso aconteça. Pode ser a arquitetura do seu escritório, por exemplo: às vezes seu time pode achar que aquele design de cubículos impede uma cultura mais colaborativa.

Aqui vale um alerta. Um erro muito comum na hora de levantar essas barreiras é cair no discurso de que “falta dinheiro” ou “faltam recursos”. O problema é que, quando você usa a palavra “falta”, seu cérebro vai automaticamente entender que não pode fazer nada sobre esse assunto, quando, na verdade, você pode mudar o cenário.

Para evitar cair nessa armadilha, evite usar palavras como ausência ou falta. Para chegar à raiz dos seus desafios, pergunte 5 vezes o “porquê” de esse cenário não ser o que você gostaria para a empresa. No exemplo acima, poderia ser algo assim:

1. Não temos uma arquitetura favorável a uma cultura de colaboração. Por quê?
2. Nunca paramos para fazer um planejamento estratégico. Por quê?
3. Nós temos temperamento reativo e aprendemos durante a execução.

Veja que tivemos que perguntar mais de um “por quê” até chegar à verdadeira causa daquele obstáculo. Depois de listar todos obstáculos por causa comum, você precisa desenhar uma ação para cada um deles. Aqui vale uma outra dica muito valiosa: cada ação tem que ter um dono e um prazo. Não adianta falar “o time de vendas será o responsável”, assim a ação vai perder sua força, o ideal é ter algo como “A Maria é responsável por fazer X, no prazo Y, com recursos N”.

Isso vai garantir que sempre haverá uma pessoa olhando para cada ação e garantindo que ela saia do papel. Se pararmos para pensar, essas 3 etapas de planejamento são simples, o que falta é a disciplina de parar e realmente pensar no futuro da empresa com um olhar mais estratégico.

Mantendo a rota

Para ajudar a garantir que essas ações estão sendo cumpridas, é preciso estabelecer metas e indicadores que traduzam o que você quer. Pergunte-se: “O que dentro da realidade da minha empresa prova que eu atingi aquele objetivo?” e, a partir da resposta, defina essas métricas. Nessa parte do planejamento, muitos empreendedores acabam se enrolando ou por colocarem metas e indicadores que não condizem com a realidade da empresa ou por confundirem os reais significados de objetivo, meta e ação. Para garantir que isso não aconteça com você, vamos a um exemplo:

Imagine que você e seu time chegaram a conclusão que um dos pontos de melhora do negócio é ser menos dependente de grandes clientes. Seu objetivo pode ser “nos tornar uma empresa com ampla liberdade de ação, que não depende de um único cliente”. Os objetivos têm sempre um caráter mais qualitativo e dão o direcionamento a meta. Logo, sua meta poderia ser “ter 70 novos clientes, sendo que o maior deles não seja responsável por mais de 10% do nosso faturamento”. Por fim, suas ações poderiam ser: “Conquistar novos clientes em determinada geografia” ou “azer publicidade para ter leads em novas áreas”. Lembre sempre que:

• A definição, o planejamento e a execução das metas exigem disciplina;

• O objetivo deve ser algo que realmente importa para você como empreendedor;

• Uma meta não é um desejo ou um sonho, mas o resultado de uma pesquisa, relatórios operacionais e gerenciais.

• Nunca esqueça de desdobrar a meta em iniciativas pessoais; e

• Discuta a meta e seus desdobramentos com as pessoas que ficarão responsáveis por atingi-la.

OKRs eKPIstambém são ótimas saídas para aqueles querem ter um direcionamento mais claro sobre as prioridade da empresa. Se você ainda não entende direito a diferença entre os dois conceitos, este artigo vai clarear sua mente.

Um bom planejamento estratégico vai muito além do PPT que você apresenta ao seu time, ele vai guiar os seus passos nos próximos meses ou anos e ditar o futuro do seu negócio. Se você tiver dúvidas sobre qual caminho seguir, lembre-se sempre que a melhor linha é a do “simples, objetivo e direto”. Por mais que a rotina do dia a dia seja um grande desafio, é importante ter sempre em mente a importância do planejamento estratégico, se você o tiver como algo essencial, sua empresa estará sempre indo pelo caminho certo. Mãos a obra que 2017 está quase chegando.