Por quanto tempo você é realmente produtivo no seu dia?

De que empreender é colocar a mão na massa, não há dúvidas. Muito se fala sobre o valor de uma boa ideia versus o valor de uma boa execução. Até dizem por aí que uma ideia ruim, bem feita, vale mil vezes mais que uma grande ideia sem execução. Eu particularmente costumo dizer que, foco e produtividade são as palavras-chaves para tornar seu dia mais eficiente. Mas nos dias atuais, em que somos sobrecarregados por e-mails, expectativas de clientes, notificações, push, mensagens de WhatsApp, entre outras distrações, precisamos buscar alternativas para reverter essas situações.

Na verdade, a sensação de que não consegui terminar o que tinha planejado ou de que não fui produtivo é péssima. Você já parou para pensar por quanto tempo você faz tarefas que realmente vão trazer um retorno para seu negócio?

Cortando as distrações: Certa vez, eu li que levamos mais de cinco minutos para retomar o pensamento a cada interrupção que surge. Seja ela uma simples mensagem via WhatsApp, seja um e-mail extenso, ou um telefonema. Refletindo sobre como escapar dessas situações, tomei uma decisão importante: separei os horários para conferir e-mails e mensagens nas redes sociais. Essa simples tarefa de colocar tempo para cada atividade me ajudou muito a organizar meu dia-a-dia no trabalho e acredito que por mais simples que seja, pode ajudar outras pessoas também.

Aqui no Agendor, por exemplo, nós temos uma cultura colaborativa de ajudar os outros. Achamos isso extremamente importante para que haja uma sinergia no time. Mas é claro, as ajudas podem se tornar interrupções. Uma pergunta que sempre faço é como ser prestativo e ao mesmo tempo impedir que interrupções quebrem sua produtividade? O caminho que descobri foi alinhando as expectativas. Considero isso, uma ferramenta muito forte. Quando você combina com seus familiares ou co-workers de que precisará de momentos de foco, ninguém fica ferido.

Organizando os horários de seu dia: Acredito que precisamos de um balanço entre planejamento e flexibilidade. Não adianta sermos totalmente flexíveis e deixarmos de alcançar os objetivos traçados. Da mesma forma, não adianta planejarmos tudo minuciosamente, pois imprevistos acontecem e é nesse momento que entra a flexibilidade.

Uma prática que dá certo é o planejamento semanal. Ter a semana bem planejada fará toda diferença e você consegue definir melhor o que precisa ser feito. Caso haja flexibilidade nas demandas, você pode separar os temas por dia da semana, dessa forma fica mais fácil de realizar suas atividades e, caso não dê tempo, terminar no dia seguinte.

Agora, falando sobre um dos maiores consumidores de tempo, o e-mail, existem algumas ferramentas incríveis para otimizar melhor seu tempo. Uma delas é a Google Inbox. Ela te permite migrar seus e-mails para o Google e usar essa ferramenta. Você pode definir datas e horários para que os e-mails apareçam de volta em sua caixa de entrada, deixando somente os que você precisa responder com urgência.

Já ouviu falar que energia tem ciclos? A ideia é perceber quando temos momentos de alta de energia e quando ficamos mais lentos. Talvez vale a leitura de um dos livros que pode mudar a visão que você tem em sua vida, o “The 4-Hour Work Week”, do Tim Ferris.

Por fim, depois de uma rotina desgastante, não podemos esquecer também de ficar atentos aos momentos de descanso. Nossa energia se esgota com o foco intenso e precisamos recuperá-la. Por isso, na prática do Pomodoro, recomenda-se que façamos pausas por cinco minutos a cada ciclo de 25 minutos de concentração.

Ferramentas para aplicar as técnicas: Aproveitando o momento, existem algumas ferramentas recomendadas que podem ajudar no aumento da produtividade.

- Runrun.it (www.runrun.it): Para organizar seus projetos profissionais com sua equipe. É uma ótima ferramenta para definir os prazos e manter o foco na execução. Eles oferecem um cálculo automático de produtividade, que é um conceito bem interessante para aplicar.

- Trello (www.trello.com): Para organizar seus objetivos pessoais e as tarefas que precisa executar para conquistá-los (use cards para as tarefas e boards para cada tema).

- Pocket (www.pocket.com): Sempre que aparecer um artigo interessante, mas que dispersará seu foco naquele momento, você pode guardá-lo no pocket para ler posteriormente.

- Evernote (www.evernote.com): Para organizar ideias que vão surgindo ao longo do dia. Use as tags para organizar os assuntos e buscá-las quando precisar.

- Slack (www.slack.com): O aplicativo de comunicação que ajuda a se manter concentrado, evitando interrupções nos momentos de foco e preserva os históricos dos assuntos.