Como administrar seu tempo

Por diversas vezes recebi para auxiliar no processo de coaching, líderes preocupados em equilibrar sua disponibilidade de tempo entre as diversas tarefas, principalmente aquelas ligadas ao gerenciamento da equipe.  Inevitavelmente o líder tende a utilizar a grande maioria do seu tempo de gestão de pessoas para administrar aqueles colaboradores mais difíceis ou insatisfeitos que em um ou outro momento, solicitam demasiadamente do tempo e atenção.

Pior cenário ocorre quando o líder recebe o feedback da equipe, sinalizando que precisa dar mais atenção para os demais colaboradores que silenciosamente entregam os resultados ... É um paradigma difícil de administrar: Dar atenção aqueles agentes que tem dificuldade na entrega plena de seus resultados e que são a absoluta minoria em detrimento dos demais colaboradores.

Como fugir desta armadilha?

Embora a resposta seja tecnicamente simples, na prática o desafio é um trabalho Hercúleo.  A redistribuição do tempo equitativamente para toda a equipe torna-se uma utopia.  Afinal, ninguém gosta de ser taxado de um líder parcial.

A simples menção de que o líder precisa preparar-se melhor para atender as demandas do cliente, do colaborador e do acionista, causa dores no estômago.  Entre um antiácido e outro, a resposta passa invariavelmente por reconhecer que o problema é real, existe, está na sua porta e não há como desviar sem abrir mão de seus resultados.

As leis trabalhistas são claramente pró-colaborador e basta um simples acusação, seja ela verdadeira ou não, real ou imaginária, para que você e a empresa tenham que explicarem-se perante a justiça do trabalho e lá se vão mais tempo e recursos para administrar colaboradores insatisfeitos.

Mas afinal, o que Hércules, Utopia e antiácidos tem em comum com o gestor de equipes moderno?

A pergunta a ser respondida é: Como criar os mecanismos para que o líder possa assumir verdadeiramente o controle da equipe?

Toda equipe em maior ou menor grau, possui um colaborador complicado ou que se torna momentaneamente difícil de enquadrar.  Sim, por vezes alguns colaboradores esquecem-se de que foram recrutados espontaneamente e aceitaram as condições de trabalho oferecidas.  Com isto não estou afirmando que as pessoas devem se submeter a condições irracionais, mas presenciei inúmeros casos onde um ambiente saudável criou pessoas insatisfeitas... insatisfeitas provavelmente com condição social, com expectativas mal administradas ou com a falta estrutura socioeconômica para se auto desenvolver.

Como a pauta hoje é “equilibrar o tempo”, nossa sugestões é que você tenha consciência de suas necessidades, estabeleça metas de desempenho para você e para sua equipe e construa um ambiente de trabalho que privilegie a eficiência. 

Um dos erros mais comuns é estabelecer um ambiente de cobranças que leve em consideração a parcialidade nas decisões.  Um colaborador que sempre atingiu seus resultados com eficiência no passado pode tornar-se um “colaborador problema” e o inverso também é verdadeiro.  Portanto, os critérios de avaliação que te fazem tomar decisões, precisam ser claros,  objetivos, devem ter foco nos resultados do último período e principalmente devem resistir a qualquer tipo de questionamento.

Eu não creio em regras fixas ou fórmulas mágicas... mas creio que há boas dicas para o sucesso. 

Mas, pense bem:

- Toda equipe possui um colaborador complicado ou que torna-se momentaneamente difícil. 

- O líder tende a utilizar a grande maioria do seu tempo na gestão desta minoria, em detrimento da grande maioria de colaboradores que entregam o resultado esperado;

- Um líder deve entender e preparar-se para equilibrar a satisfazer das necessidades e demandas dos clientes, do colaborador e do acionista;

- Não se comprometa em simplesmente redistribuir seu tempo. Isto é uma Utopia;

-  Ambientes profissionalmente saudáveis podem produzir colaboradores insatisfeitos. Tudo está relacionado a expectativa de cada um.

- Não cometa o erro de cultivar um ambiente de cobranças parcial ou com privilégios;

- Tenha consciência de suas necessidades, estabeleça metas de desempenho para você e para sua equipe.  Avalie sua equipe por estas premissas!

- Construa um ambiente de trabalho que privilegie a eficiência. 

- Crie critérios de avaliação claros,  objetivos, com foco nos resultados do período e que resistam a qualquer tipo de questionamento.

Cuide então de aprimorar suas habilidades de feedback. 

Um grande abraço!