Metodologia para Análise Organizacional: O olhar clínico de um Administrador diferenciado

Para facilitar o entendimento da proposta, escolhe-se o modelo de esquematização em tópicos para melhor esclarecer os reais objetivos da análise, bem como sua fundamentação, dando-se início pelo histórico da organização e o contexto em que a mesma se situa, saber a atividade principal e o que a organização tem de passado e de planos é algo que precisa ser conhecido.

Pode-se dizer que este ponto é crucial para as futuras análises, é o ponto chave para decisões relacionadas a todos os processos da organização.

Segundo Parson e Culligan, 1988:

"A filosofia da empresa em si é fundamental para haver um planejamento centrado no essencial. Essa filosofia engloba a natureza, função o objetivo da operação na qual se está envolvido. É impossível exagerar a importância de se formular e cumprir essa filosofia. Sucintamente é ela que esclarece as intenções de um negócio e dá início ao processo de identificar problemas e soluções possíveis."

Para dar o real início à análise da organização, se faz necessário este primeiro passo, em seguida, pode-se afirmar que ao analisarmos o contexto da organização em suas raízes históricas e em sua finalidade, necessita-se analisar o ambiente em que esta organização está inserida, seus concorrentes, clientes, ameaças, barreiras para novos entrantes neste mercado, estratégias da Organização, etc.

Conforme Oliveira (2006) aborda sobre o âmbito empresarial, a estratégia está relacionada à arte de utilizar adequadamente os recursos físicos, financeiros e humanos, tendo em vista a minimização dos problemas e a maximização das oportunidades do ambiente da empresa.

Segundo Parson e Culligan, 1988 apud ...

"Precisamos ser capazes de nos adaptar às transformações do meio em que vivemos. O mundo não é mais o mesmo de cinco minutos ou de cinco meses atrás, para não falarmos de cinco anos atrás. Ir levando os negócios 'como sempre' é uma atitude praticamente fadada ao fracasso. Os planos que forem postos hoje no papel poderão já estar ultrapassados ao serem impressos e distribuídos."

É necessário evidenciar todos os planos da organização, saber seus objetivos, metas e focos, para então adentrar em sua estrutura, analisando realmente os pontos importantes para a metodologia da análise apresentada. O entendimento do ambiente em que a organização está inserido é de fundamental importância para formar a Visão Externa da Organização, passada a Visão externa baseada em históricos, origens, contexto atual e Estratégia, pode-se dar inicio ao estudo interno da organização. Foca-se a estrutura, os processos, a hierarquia, a tecnologia empregada e as relações com o ambiente. O olhar volta-se para dentro da organização em busca de conhecê-la decodificar seu funcionamento, objetivando ajustar comportamentos, criar ou extinguir cargos/funções, tecnologias e/ou processos.

Deve-se analisar a empresa como um verdadeiro sistema, uma vez que trabalha-se os termos de entrada, transformação, saída e retroalimentação. Segundo Oliveira (2006), as empresas são sistemas planejados que mantém a integridade de sua estrutura interna por intermédio de laços psicológicos.

Ver a empresa como um verdadeiro sistema interagindo com toda a organização, identificando entradas, saídas e etc. é definitivamente o papel do administrador focado em analisar uma organização, tudo isto é muito complexo de ser analisado. Não somente isto, mas Oliveira (2006) ressalta que o grau de complexidade de integração dos elementos componentes do processo de transformação de um sistema decorre da complexidade e da dinâmica de funcionamento dos subsistemas que o integram.

Sendo assim, parte-se para a análise da estrutura da organização, tendo em mente a visão sistêmica dos processos, tecnologia utilizada, a atividade principal da organização, analisando departamentos, hierarquia, organogramas, fluxogramas.

Em seguida, com todo o Raio-x da organização, parte-se para análise das pessoas, principal vertente dentro de uma organização. Parte-se para averiguar se os colaboradores estão sincronizados com os ideais da organização, focos, metas e objetivos, se realmente o a cultura organizacional condiz com a estrutura da organização, se a realidade organizacional se iguala a realidade cultural.

Segundo Fleury (1996, p.24) "Ao medir a relação capital e trabalho em uma organização, as políticas de recursos humanos desempenham um papel relevante no processo de identidade da organização".

A formação da identidade organizacional, baseado na cultura e na realidade vivida pela mesma faz parte do processo de análise organizacional. Muitas vezes pelo método da avaliação, entrevistas e dinâmicas, consegue-se avaliar o pessoal da organização, averiguando assim se condiz com a realidade apresentada pela empresa.

O estudo profundo das relações interpessoais, da relação Colaborador – Organização e da Organização – colaborador. A verdadeira relação mútua permitindo a organização caminhar em rumo de seus objetivos, suas metas, permitindo assim crescimento a ambos, sendo assim por exemplo na criação das normas e regras condizentes com a cultura vivida na organização.

Meira (2007) aborda que seguramente um dos maiores desafios de um sistema de Gestão é o de se solidificar uma cultura de observância aos procedimentos e às regras estabelecidas. É como se as pessoas se perguntassem se deveriam – ou não – seguir os procedimentos.

Com todas essas informações, pode-se dar inicio a elaboração dos resultados e do feedback deste sistema elaborado. Fica claro como a organização funciona como um verdadeiro sistema, a entrada foi o inicio da análise, o processo é sua aplicação, a saída é sua possível conclusão (parecer) da análise, reservando assim o feedback para uma possível intervenção ou meramente apresentação dos resultados

Muitos executivos acham difícil fornecer feedback de desempenho. A solução é treiná-los para que passem informações construtivas a seus funcionários e os motivem a aprimorar seu desempenho. Durante esses encontros, o executivo deve agir como conselheiro que oferece um feedback para orientar o desenvolvimento do funcionário, e não como orientador que julga os resultados do trabalho e do comportamento. (ROBBIENS, 2007 p. 410).

O feedback se resume a inserir no sistema a nova concepção, é todo o esforço, análise, conhecimento, convertido em peça chave para o processo da mudança, gerando uma organização pronta para encarar desafios, correções em sua estrutura e etc.

Com isso, é gerada uma metodologia de análise da organização, fornecendo embasamento ao analista e propiciando ao contratante uma efetiva credibilidade a respeito dos pontos analisados em sua organização.

Concluindo, gera-se com tudo que foi escrito e concretizado pelos autores, o seguinte esquema:

Metodologia de Análise – Esquematização

1 - Análise do contexto e histórico organizacional

- Crises;

- Dificuldades;

- Problemas internos, normas, regras, código de ética;

- Trocas de Liderança.

2- Análise Estratégica e de Ambiente

- Atividade Principal;

- Objetivo, Missão, Visão, Diretrizes, Foco;

- Mercado, concorrência, produtos de ambos, tradição e marcas;

- investimentos em Marketing, em conhecimento, em diferenciação.

3- Análise da Estrutura

- Hierarquia, realidade apresentada pelo nível estratégico da organização;

- Organograma, Fluxograma, processos;

- Tecnologia, Tarefas, Produção, relacionar com objetivos e cultura;

- Entendimento da Cultura Organizacional, hábitos de todos;

4- Análise das Pessoas

- Entrevistas com Colaboradores, questionários;

- Avaliações escritas, orais;

- Saber qual é a realidade para o nível operacional e tático;

- Averiguar interesses Organização x Colaboradores.

5- Feedback e Resultados

- Relatório;

- Plano de Ação, Intervenção, Custo, Tempo;

- Resultados futuros;

- Manutenção em Períodos de necessidade.